Viele Sekretärinnen und Assistentinnen organisieren Veranstaltungen - vom ganz normalen Meeting bis zum mehrere hundert Personen umfassenden Event. Verantwortung und Stress sind groß - die Hoffnung, dass alles gut läuft, schwingt immer mit. Damit tatsächlich alles reibungslos funktioniert, liefert Ihnen der Beitrag "Veranstaltungs-ABC, Vorbereitung" des Sekretärinnen-Handbuchs viele Profitipps für die perfekte Vorbereitung Ihrer nächsten Veranstaltung.
Anmeldungen und Anmeldeformular
Machen Sie es den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung leicht, sich erstens für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu entscheiden und zweitens anzumelden. Dazu gehört, dass Sie die wesentlichen Angaben unmissverständlich und übersichtlich aufführen und eine Antwort beziehungsweise einen Anmeldecoupon vorbereiten.
Achten Sie darauf, dass sowohl die Anmeldeinformationen als auch das Anmeldeformular keinen Raum für Missverständnisse lassen. Die Teilnehmer sollten sich per Post, Fax oder E-Mail für die Veranstaltung anmelden können. Geben Sie ihnen außerdem eine Telefonnummer, unter der sie weitere Informationen erhalten.
Diese Informationen gehören aufs Anmeldeformular der Veranstaltung:
- Thema der Veranstaltung
- Einladender/Veranstalter
- Teilnehmerkreis
- genauer Termin
- Uhrzeit für Beginn und Ende
- Veranstaltungsort
- Übernachtungsmöglichkeit/-ort
- Zuständigkeit für Zimmerreservierungen
- Verbindliche Termine für Anmeldungen und Zimmerreservierungen
- Adresse, Fax- und Telefonnummer sowie Ansprechpartner für Anmeldungen
- Referenten
Falls Sie eine gewinnorientierte Veranstaltung durchführen, also kein internes Meeting und keine Sponsoring-Veranstaltung, müssen Sie auf die Kosten achten. Dann gehören auch folgende Infos in die Anmeldeinformation:
- Kosten für die Teilnahme und darin enthaltene Leistungen, zum Beispiel Getränke, Unterlagen usw.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- mögliche anfallende Bearbeitungskosten bei kurzfristiger Absage
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Anmeldebestätigung
Versenden Sie in jedem Fall eine Bestätigung, damit der Teilnehmer sichergehen kann, dass Sie seine Anmeldung erhalten haben. Grundbestandteile, die jede Bestätigung enthalten sollte, sind:
- vollständige Adresse des Veranstaltungsorts
- vollständige Adresse der Unterkunft, falls abweichend
- ob das Mitbringen spezieller Kleidung oder Hilfsmittel wie zum Beispiel Taschenrechner erforderlich ist
- Tagesordnung
- Name des Ansprechpartners vor Ort
Bei internen Veranstaltungen sollte ein Hinweis auf eventuell vorzubereitende und mitzubringende Unterlagen nicht fehlen, damit alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer optimal vorbereitet sind.
Zusätzliche Infos, über die sich die Teilnehmer der Veranstaltung freuen:
- nächstgelegener Flughafen
- Wegbeschreibung für die Anreise mit dem Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln aus allen Richtungen
- Transfer vom Bahnhof/Flughafen zum Tagungsort, eventuell mit Angabe der Kosten
- Sport- und Freizeitmöglichkeiten vor Ort
- Angabe der Zugverbindungen, der S-, U-Bahn-Buslinien
- Lage und Ausstattung des Hotels/Tagungsorts
Bekleidungsvermerk
Helfen Sie den Teilnehmern bezüglich der Kleidung, wenn Sie spezielle Erwartungen haben oder der Rahmen der Veranstaltung eine gewisse Kleidung erforderlich macht.
Einige wertvolle Tipps für den Bekleidungsvermerk finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Beitrag „Veranstaltungs-ABC, Vorbereitung" auf Seite 7.
Einladung
Verschicken Sie Ihre Einladung rechtzeitig. Handelt es sich um eine Veranstaltung, die beworben werden muss, ist ein Vorlauf von drei Monaten empfehlenswert. Je mehr es sich um eine Pflichtveranstaltung handelt, desto kürzer kann der Vorlauf sein - mindestens jedoch vier Wochen.
Namensschilder
Der eigene Name ist des Menschen liebstes Kind. Deshalb findet es kaum jemand in Ordnung, wenn sein Name falsch ausgesprochen oder gar falsch geschrieben wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen Ihrer Teilnehmer immer richtig schreiben, sowohl in der die Veranstaltung betreffende Korrespondenz, in Werbeschreiben als auch auf den Namensschildern.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Halten Sie Ersatznamensschilder
für Teilnehmer bereit, die nicht auf der Teilnehmerliste stehen, deren Namen falsch geschrieben sind oder für verloren gegangene Schilder. Idealerweise sorgen Sie dafür, dass diese vor Ort bedruckt werden können und nicht per Hand beschrieben werden müssen. Es sei denn, alle sind von Hand beschriftet.