Stellen Sie sich einmal vor, Sie seien eine Stewardess auf einem Schiff. Das Schiff steht sinnbildlich für das Unternehmen, in dem Sie arbeiten. Sie haben keine Kontrolle über das Schiff selbst oder darüber, in welchen Hafen es einlaufen wird. Ihre zentrale Aufgabe besteht darin, die Fahrt für die Passagiere so angenehm und reibungslos wie möglich zu gestalten. Klingt ziemlich ähnlich wie das, was wir Assistentinnen und Sekretärinnen täglich tun, oder?
Mit einer wichtigen Ausnahme: Stewards und Stewardessen auf einem Schiff stellen ihre eigenen Bedürfnisse an die erste Stelle. Wenn ein Notfall eintritt, legen Sie sich zuerst die Schwimmweste an, bevor sie den Passagieren helfen. Assistentinnen und Sekretärinnen dagegen stellen die Bedürfnisse der anderen in der Regel vor ihre eigenen. Aber genau dieses Verhalten kann ein riesiges Hindernis für effektives Arbeiten und den Weg zum Erfolg bedeuten.
Warum? Wenn wir nicht zuerst auf unsere Bedürfnisse achten, werden wir mit der Zeit unzufrieden und ausgebrannt und können andere nicht mehr optimal unterstützen.
Berücksichtigen Sie deshalb die folgenden 3 Tipps, um Ihre Work-Life-Balance immer aufrecht zu erhalten:
1. Sagen Sie, was Sie brauchen, um die an Sie gestellten Anforderungen erfüllen zu können.
Die Assistentin des Vorstandsvorsitzenden eines großen Automobilkonzerns hält ihren Chef immer auf dem Laufenden. Sie sagt ihm, was sie benötigt, um in seinem Sinne eine optimale Leistung zu erbringen. Sie rät ihren Kolleginnen: „Gehen Sie selbstbewusst auf Ihren Chef zu und erklären Sie ihm, welche Mittel Sie benötigen, um Ihren Job so rationell wie möglich zu gestalten und Ihre Fähigkeiten und Ihr Können zu verbessern. Brauchen Sie eine Fortbildung, um Ihr Know-how zu erweitern? Bewirkt die Unterstützung durch eine Schreibkraft, dass Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben Ihres Chefs haben? Können Sie mit flexibleren Arbeitszeiten mehr leisten?
Wichtig: Verkaufen Sie Ihre Verbesserungsvorschläge so, dass Ihr Chef genau sieht, dass letztendlich er der Nutznießer ist. Belegen Sie Ihre Ideen am besten immer mit Zahlen und Fakten. Dann können Sie ihn überzeugen, dass es etwas bringt, wenn er auch Ihre Bedürfnisse berücksichtigt.“
2. Legen Sie private Aufgaben in Ihre Arbeitszeit, wenn es Sinn macht.
Weil viele Assistentinnen lange und unregelmäßige Arbeitszeiten haben, können Sie kaum noch private Angelegenheiten managen. Das stresst. Viele Chefs zeigen sich deshalb flexibel und lassen ihren Assistentinnen Freiräume: Diese erledigen ihre Bankgeschäfte online vom Arbeitsplatz aus und beantworten wichtige private EMails. Wenn Sie gerade nicht gebraucht werden, verlassen Sie auch einmal das Unternehmen für ein bis zwei Stunden, um eine private Angelegenheit regeln zu können.
Argumentieren Sie so: Wenn Ihr Chef Ihnen mehr Freiräume lässt, können Sie flexibler für ihn arbeiten. Er kann sich natürlich hundertprozentig darauf verlassen, dass die Arbeit wie gewohnt perfekt ausgeführt wird.
3. Sensibilisieren Sie Ihren Chef dafür, dass er verantwortungsvoll mit Ihrer Zeit umgeht.
Die meisten Chefs sind sehr auf eine rationelle Arbeitsweise bedacht, wenn es aber um ihre Sekretärin geht, scheint dieses Prinzip nicht mehr zu gelten. Ihr wird jede noch so unwichtige Aufgabe übertragen. Sagen Sie „Nein“, wenn er Ihnen wieder die übliche Kleinigkeit unterschiebt, die nur in seinen Augen nicht warten kann, nach dem Motto: „Frau Müller, das haben Sie doch ruck, zuck für mich gemacht.“ Nein! Jetzt gerade arbeiten Sie an der Aufgabe mit höchster Priorität. Das haben Sie gemeinsam mit ihm festgelegt. Die unwichtige Kleinigkeit muss warten oder an jemand anderen delegiert werden.