Sie haben sich gerade so richtig in einen Vorgang eingearbeitet, da kommt ein Kollege zu Ihnen uns Büro, um ein Fax zu versenden. Statt es kommentarlos ins Gerät zu stecken, meint er, Sie dabei noch unterhalten zu müssen. Oder er fragt zum x-ten Mal, wie er das Papier ins Gerät stecken soll.
Endlich ist die Störung vorbei. Doch da kommt schon der nächste Kollege herein; er braucht dringend ein paar Klarsichthüllen.
So geht es den ganzen Tag: eine Störung nach der anderen. Wenn nicht die lieben Kollegen, dann sind es das Telefon oder der Chef, die Sie bei der Arbeit stören.
Tipp 1, um Störungen zu reduzieren: Sprechen Sie Chef und Kollegen auf das Problem an
Wissen die Menschen, die Sie häufig stören, dass Sie als Störung empfunden werden? Wahrscheinlich nicht. Bringen Sie das Thema zur Sprache.
Achtung! Sagen Sie nicht: "Sie stören mich!" Das klingt anklagend und provoziert Gegenwehr. Sagen Sie lieber: "Ich kann mich nicht ausreichend konzentrieren und wünsche mir mehr Zeit, in der ich ungestört an einem Stück arbeiten kann."
Tipp 2, um Störungen zu reduzieren: Schließen Sie Ihre Tür
Offen stehende Türen wirken einladend für Störungen jeder Art. Außerdem sind Sie durch die geöffnete Tür einer überflüssigen Geräuschkulisse ausgesetzt, die Ihre Konzentration beeinträchtigt. Die einfachste Lösung für mehr Ruhe im Büro ist, die Tür zu schließen. Wenn Sie gefragt werden, weshalb Sie Ihre Tür schließen - und es ist wahrscheinlich, dass man Sie darauf anspricht -, antworten Sie wahrheitsgemäß: "Ich brauche ein wenig Ruhe, um konzentriert arbeiten zu können."
Alternativ: Lehnen Sie Ihre Tür an. Damit halten Sie Störungen auf Distanz, signalisieren aber gleichzeitig, dass Sie in dringenden Angelegenheiten angesprochen werden können.
Tipp 3, um Störungen zu reduzieren: "Warum Sie Mitarbeiterkörbchen aus Ihrem Büro verbannen sollten", lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch in den Office-Tipps.
Tipp 4, um Störungen zu reduzieren: Richten Sie spezielle "Bitte nicht stören"-Zeiten ein
Besonders wenn Sie für eine große Abteilung zuständig sind, sollten Sie zu dieser verschärften Maßnahme greifen. Hängen Sie ein selbst gefertigtes Schild oder eine Notiz an Ihre Tür, wenn Sie nicht gestört werden möchten. Formulieren Sie positiv. Schreiben Sie nicht: "Bitte nicht stören!", sondern: "Ich bin ab 14 Uhr wieder für Sie/euch da. Vielen Dank!"
Achtung: Sprechen Sie Ihre Anti-Störungs-Maßnahme vorher mit Ihrem Chef ab und informieren Sie Ihre Kollegen entsprechend. Dann können Ihre Kollegen sich darauf einstellen und stehen nicht unversehens vor verschlossener Tür.
Helfen Sie der Wahrnehmung Ihrer Kollegen mit einem "Ich telefoniere"-Schild auf die Sprünge. Wie genau das funktioniert, lesen Sie in den Office Tipps des Sekretärinnen-Handbuchs.