Meist bemerkt man erst, dass es am Zeitmanagement hapert, wenn es zu spät ist, wenn die Zeit knapp wird. Dann hilft nur ein Notfallplan, um sich Freiräume zu schaffen.
10 Zeitmanagement-Sofortmaßnahmen, mit denen Sie sich schnell und unkompliziert Zeitpolster schaffen
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 1. Statt sofort loszuarbeiten, nehmen
Sie sich ein paar Minuten Zeit für Ihr Zeitmanagement. Je mehr Sie zu tun haben, desto wichtiger ist diese Zeitplanung. Unterscheiden Sie die wichtigen von den unwichtigen Terminen. Verschieben Sie die Termine, bei denen das möglich ist, auf einen späteren Zeitpunkt oder streichen Sie sie.
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Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 2. Genauso verfahren Sie mit Ihren Aufgaben: Streichen oder verschieben Sie Routineaufgaben, die im Moment nicht so wichtig sind und später erledigt werden könnten.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 3. Besorgen Sie sich Unterstützung. Bitten Sie beispielsweise Ihren Chef, stundenweise eine studentische Hilfskraft einzustellen, die Ihnen Routineaufgaben abnimmt (Datenbankpflege, Kopieren, Botengänge etc.). Oder bitten Sie eine Kollegin um Hilfe. Sie kann einige Aufgaben für Sie erledigen und Sie bei Terminen vertreten. Bieten Sie ihr an, im Gegenzug das Gleiche für sie zu tun.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 4. Lehnen Sie alle neu hinzukommenden Aufgaben, die Sie nicht unbedingt selbst machen müssen, mit dem Hinweis auf Ihre momentane zeitliche Situation ab.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 5. Beschränken Sie sich auf die verbliebenen Aufgaben und verzichten Sie auf alle anderen zeitintensiven, aber nicht zeitgebundenen Arbeiten wie zum Beispiel Ablage, Internetrecherchen oder das Lesen von Fachliteratur.
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Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 6. Schaffen Sie sich störungsfreie Zeiten. Hängen Sie ein Schild an die Tür: "Ich bin ab 15 Uhr wieder für Sie zu erreichen! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Irene Müller. Vielen Dank." Leiten Sie Ihre E-Mails um, schalten Sie den Anrufbeantworter an oder stellen Sie das Telefon auf eine Kollegin um. Wichtig: Besprechen Sie diese Maßnahmen vorher mit Ihrem Chef.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 7. Vermeiden Sie alle Privatgespräche oder langwierigen Diskussionen mit Kollegen.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 8. Lassen Sie Ihren Chef Prioritäten setzen. Informieren Sie ihn über die anstehenden Aufgaben und bitten Sie ihn festzulegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 9. Verlassen Sie Besprechungen nach Absprache mit Ihrem Chef eventuell, sobald Ihr Themenbereich abgehakt ist.
Zeitmanagement-Sofortmaßnahme 10. Kommen Sie morgens, wenn Sie
ungestört arbeiten können, eine Stunde früher.
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