Jedes Zeitmanagement muss in gewissen Abständen einem Tuning unterworfen werden, auch Ihres. Überprüfen Sie deshalb des momentanes Zeitmanagement, mit welchen Tätigkeiten die einzelnen Stunden Ihrer Bürozeit ausgefüllt sind. Machen Sie sich in den folgenden vier Wochen die Mühe, sorgfältig alle Tätigkeiten während Ihrer Bürozeit und den dafür benötigten Zeitbedarf zu notieren. Um Ihr Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern, sollten Sie auch alle Unterbrechungen, wer dafür verantwortlich war, wie lange sie dauerten und ob sie wirklich nötig waren, notieren.
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Wir haben Ihnen dafür ein Zeitmanagement-Fomular für jeden Tag entworfen, in die Sie alles schnell eintragen können, damit Sie nicht allzu viel zusätzliche Zeit verlieren. Auch wenn es erst einmal nach viel Aufwand klingt: Sie werden sehen, die Mühe lohnt sich. Denn oft führt schon das Notieren des Zeitaufwands dazu, dass man generell sparsamer mit seiner Zeit umgeht. Und natürlich kommen Sie so Ihren Zeitfressern am besten auf die Spur. Füllen Sie jeden Tag eines dieser Zeitmanagement-Formulare aus. Notieren Sie sich gleich am Abend jedes Tages, wie Sie die unnötig aufgetretenen Störungen in Zukunft ausschalten können.
Vergleichen Sie Ihr Zeitmanagement über den Zeitraum von vier Wochen, an welchen Tagen Sie besonders effizient und flüssig gearbeitet haben und woran das lag: Haben Sie gleichartige Arbeiten zusammengefasst? Gab es weniger Störungen? Kamen Sie früher ins Büro oder sind Sie vielleicht länger geblieben? Gibt es Tageszeiten, an denen Sie ungestörter arbeiten können, oder Zeiten, in denen Sie konzentrierter sind, weil sie Ihrem Biorhythmus entgegenkommen?
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Machen Sie eine genaue Zeitmanagement-Analyse: Identifizieren Sie die immer wiederkehrenden unnötigen Störungen in Ihrem Zeitmanagement und vor allem deren Verursacher. Gibt es Personen, die Ihnen sehr viel Zeit stehlen? Dann müssen Sie mit denen sprechen und eine andere Lösung finden. Auch wenn Ihr Chef zu den Personen gehört, die Ihr Zeitmanagement immer wieder über den Haufen werfen, können Sie sicher mit ihm darüber reden und eine für beide Seiten akzeptable Lösung finden. Oder sind vielleicht Sie selbst häufiger die Verursacherin für Unterbrechungen, die Sie aus dem Arbeitsfluss reißen? Zum Beispiel: häufiger Kaffeedurst, Pläuschchen mit der Kollegin, zwischendurch mal E-Mails abrufen, schnell Blumen gießen ...
| Datum: | |||||
| Uhrzeit | Tätigkeit | Zeitaufwand | Störung Zeitdauer | Grund der Störung | Störung nötig ja / nein |
| 8:30 | Post | 1 Stunde und 20 Minuten | 2 Minuten 5 Minuten 10 Minuten | Telefon Berger Telefon Gries persönl. Fragen Meier | ja ja nein |
| 9:50 | Kaffeepause | Ich selbst | ja |
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