Und wenn Ihr Chef seine Zeit schlecht managt, wirkt sich das automatisch negativ auf Ihr Zeitmanagement aus. Die Lösung: Werden Sie aktiv, und nehmen Sie im Jahr 2006 Ihr persönliches und Ihr gemeinsames Zeitmanagement noch konsequenter in die Hand.
Tipp:
Jeden der folgenden Schritte, den Sie noch nicht in Ihr gemeinsames Zeitmanagement integriert haben, sollten Sie konsequent umsetzen. Erst wenn Sie feststellen, dass Ihnen und Ihrem Chef das Verhalten in „Fleisch und Blut“ übergegangen ist, beginnen Sie mit dem nächsten notwendigen Schritt.
Vorsicht: Alles auf einmal umsetzen zu wollen, führt unweigerlich zum Scheitern!
Finden Sie die Zeitdiebe in Ihrem Sekretariat, und verbannen Sie sie Schritt für Schritt:
Zeitdieb | Lösung |
Auf meinem Schreibtisch herrscht häufig Unordnung. | Ich mache „Großputz“ an meinem Arbeitsplatz. Sobald mein Chef nicht im Hause ist und ich einen Freiraum habe, werde ich dies erledigen. |
| Ich muss oft etwas suchen. Arbeiten, die ich ungern erledige, schiebe ich oft „auf die lange Bank“. | Die nächste unangenehme Aufgabe, die ich ansonsten aufschieben würde, nehme ich sofort in Angriff! |
| Meine Telefongespräche dauern oft zu lange. | Ich bereite meine Telefongespräche stichwortartig vor, damit ich schnell auf den Punkt komme. Ich mache diese Kollegen zukünftig höflich und konsequent darauf aufmerksam, dass ich sehr beschäftigt bin. |
| Viele Mitarbeiter wollen täglich ein „Schwätzchen“ mit mir halten, auf das ich dann mehr oder weniger gern eingehe. | Ich achte in Zukunft genau darauf, wann tatsächlich Informationsbedarf vorliegt und wann nur Bequemlichkeit im Vordergrund steht. Im zweiten Fall vertröste ich den Mitarbeiter auf einen späteren Termin, an dem ich mehr Zeit habe. So erledigen sich unnötige Fragen oft von selbst. |
| Mitarbeiter kommen häufig mit ganz unnötigen Fragen zu mir. Ich ärgere mich über die Störung, helfe ihnen aber trotzdem weiter. | Ich arbeite nach und nach daran, dies abzustellen, indem ich die Kollegen bitte, sich vorher kurz anzumelden und wenn möglich, Fragen zu bestimmten Themen zusammenzufassen, um sie „in einem Rutsch“ gemeinsam zu bearbeiten. |
| In meinem Sekretariat herrscht das Prinzip „der offenen Tür“. Jeder hat zu jeder Zeit Zutritt. | Ich bitte die Zentrale, bei den Besuchern erst nachzufragen, worum es sich konkret handelt, und mich telefonisch zu informieren, bevor Besucher zu mir geschickt werden. Dann kann ich oder mein Chef entscheiden, ob der Besucher empfangen wird oder nicht. |
| Es gibt oft unangemeldete Besucher, die die Zentrale einfach zu mir schickt, weil man dort nicht weiß, welcher Ansprechpartner zuständig ist. | Wenn mich ein Kollege um einen „Gefallen“ bittet, nehme ich mir Bedenkzeit und wäge ab, ob ich diese zusätzliche Aufgabe zeitlich bewältigen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, sage ich nein! |
| Ich kann schlecht nein sagen. Ich habe keinen festen Arbeitsplan für den Arbeitstag, weil mein Chef ständig mit Unvorhergesehenem ankommt. | Ich führe mit meinem Chef ein Gespräch, wie wir unsere Zeit noch effizienter managen können, und schlage ihm vor, jede Woche gemeinsam einen verbindlichen Rahmenwochenplan abzusprechen. Diesen Wochenplan ergänze ich dann um meine täglichen Arbeitspläne, in die ich ausreichend Pufferzeiten einbaue. |
| Mein Chef stört mich häufig in meinem Arbeitsrhythmus. | Ich schlage ihm vor, ob er Dinge, die nicht eilig sind, für mich sammeln kann, sodass wir sie einmal täglich, etwa in der Postbesprechung, durchgehen. |
| Die Kompetenzen in meinem Arbeitsumfeld sind nicht klar abgesteckt. Das verunsichert mich und stiehlt mir Zeit, weil ich immer erst nachfragen muss. | Ich mache eine Liste mit den Aufgaben, die bei mir immer wieder Zweifel bezüglich meines Handlungsspielraums hervorrufen. Diese Aufgaben gehe ich dann mit meinem Chef durch und vereinbare mit ihm schriftlich klare Kompetenzrichtlinien. |
| Ich erhalte nicht genügend Informationen und muss deshalb zu oft nachfragen. | Ich spreche dieses Problem bei meinem Chef an und mache gleichzeitig einen Vorschlag, wie wir den Informationsfluss verbessern können. |
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