Vielfach beschweren sich Sekretärinnen, während ihrer Arbeit häufig – auch unnötig – von Kollegen gestört zu werden. Geht es Ihnen auch so? Zu einem guten Betriebsklima gehört zwar, dass man miteinander redet. Doch gerade Sie sind ohnehin Anlaufpunkt für die unterschiedlichsten Anliegen. Das summiert sich zu einem nicht zu unterschätzenden Zeitfaktor. Da ist es nicht immer leicht für Sie, die Mitte zwischen freundlichem Interesse und konsequenter Arbeits- und Zeitplanung zu finden.
So verweisen Sie Zeitdiebe in die Schranken:
- Vereinbaren Sie auch für kleinere Gespräche Termine. Lassen Sie sich nicht zwischen Tür und Angel aufhalten. Sagen Sie: „Jetzt geht es nicht, aber um 14:15 Uhr habe ich zehn Minuten Zeit für Sie.“
- Lernen Sie, freundlich, aber bestimmt Nein zu sagen. Begründen Sie aber immer, warum Sie im Augenblick keine Zeit haben: „Die Post muss noch bis 16 Uhr fertig werden.“
- Fallen Sie nicht auf Schmeicheleien herein wie: „Das machen Sie doch immer so gut. Könnten Sie nicht schnell ...?“ Sagen Sie der Kollegin, dass Sie ihr gern erklären, was sie wissen muss, um die Aufgabe selbst erledigen zu können.
- Bestehen Sie auf Ihrer stillen Stunde, die Ihnen erlaubt, sich ungestört auf wichtige Arbeiten zu konzentrieren. Bleiben Sie konsequent, dann werden Ihre Kollegen sich darauf einrichten; denn selten ist etwas so dringend, dass es nicht noch eine halbe Stunde warten kann.
Und: Für wirklich wichtige Fälle können Sie immer eine Viertelstunde erübrigen, weil Sie in Ihren Tagesablauf Puffer eingebaut haben.