Im Verlauf der nächsten Jahre wird die Projektarbeit in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zunehmen. Das heißt für Sie: Sie können immer weniger Zeit für Routineaufgaben einplanen und müssen Ihre Puffer für Unvorhergesehenes vergrößern.
Sorgen Sie deshalb rechtzeitig dafür, dass Sie für Routineaufgaben Hilfe von anderen Kolleginnen oder Aushilfen erhalten, um in Zukunft nicht in Zeitnot zu geraten.
Gewinnen Sie Ihren Chef für Ihren Vorschlag mit folgender Argumentation:
„Herr Zimmermann, in den letzten Monaten habe ich verstärkt in Ihren Projekten mitgewirkt. Dies würde ich gern weiter ausbauen, um Sie noch mehr zu entlasten. Allerdings kann ich die Routinearbeiten nicht mehr mit der angemessenen Sorgfalt erledigen, weil die Zeit dafür fehlt. Ich habe mit Frau Berger aus der Buchhaltung gesprochen. Sie hat noch Zeiten frei und würde mich gern unterstützen. Kann ich ihr Bescheid geben, dass Sie einverstanden sind?“
Je mehr Projektarbeit Sie leisten, desto größer muss Ihr Puffer sein. Während Sie normalerweise 60 Prozent Ihrer Zeit für feste Aufgaben einräumen und nur 40 Prozent für variable Arbeiten, kehren Sie jetzt die 40-60-Regel einfach um und lassen 60 Prozent für variable Arbeiten frei.
Dies mag Ihnen zunächst unmöglich erscheinen. Doch in Projekten werden Sie viele kurzfristige und nicht planbare Aufgaben erledigen müssen. Wenn Sie diese Arbeiten in zu kleine Puffer zwängen, setzen Sie sich unter Druck und geraten in Zeitstress. Bleiben Sie gelassen und planen Sie um. Dann können Ihnen auch kurzfristige Aufgaben nichts anhaben.