Sekretärinnen von heute brauchen vor allem Soft Skills
Sekretärinnen von heute brauchen zahlreiche Schlüsselqualifikationen, um den vielseitigen Arbeitsalltag zu meistern. Hierzu gehören vor allem Menschenkenntnis und Empathie. Es geht darum, nicht nur die Stimmungen des Vorgesetzten wahrzunehmen und mit ihnen umzugehen. Nein, Sekretärinnen müssen auch für die Stimmungen der Kollegen empfänglich sein.
Nur so gelingt es, optimal zwischen Chef und Mitarbeitern zu vermitteln. Ist der Vorgesetzte beispielsweise gerade im Arbeitsstress eingebunden, weiß eine gute Sekretärin, dass sie besser keine Telefonate vorstellt oder sogar Bürobesuche von Mitarbeitern einlässt. Stattdessen hält sie den Rücken frei und übernimmt souverän die Terminplanung. Zur Empathie gehört es auch, Geburtstage der Mitarbeiter zu kennen. Clevere Sekretärinnen wissend, wie sie professionell mehrere Daten optimal verwalten (beispielsweise Geburtstagstermine über Outlook koordinieren) und diese Informationen auch dem Vorgesetzten zugänglich machen.
Auch, wenn Vorgesetzte viel zu tun haben, wissen Mitarbeiter die Geste der Geburtstagsglückwünsche zu schätzen. Gute Sekretärinnen sorgen dafür, dass Vorgesetzte auch in Stresssituationen an diese kleinen Aufmerksamkeiten denken und erinnern an die Ehrentage.
Organisationstalent als Soft Skills gefragter denn je
Manchmal scheint es, als müssten Sekretärinnen im Arbeitsalltag tausende Arme zur Bewältigung aller Aufgaben haben. Anrufe, Terminplanung, Schriftsätze, E-Mail-Beantwortung und Co. – das Aufgabengebiet von Sekretärinnen ist nichts für schwache Nerven.
Um den Überblick nicht zu verlieren, ist Organisationstalent besonders wichtig. Im Joballtag gilt es, Prioritäten zu setzen und dennoch andere Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren. Hinter jedem gut strukturierten Vorgesetzten steht eine noch bessere organisierte Sekretärin. Um diese und andere Soft Skills umsetzen zu können, wissen erfahrene Sekretärinnen auch, welche Tools sie dafür nutzen können.
Häufig fehlt gerade Berufseinsteigern die Weitsicht, wie eine optimale Priorisierung funktioniert. Smarte und erfahrene Sekretärinnen können hierbei helfen und ihre jungen Kolleginnen unterstützen. Sie verraten beispielsweise, warum die persönliche Arbeitskultur des Vorgesetzten bei der Priorisierung eine wesentliche Rolle spielt. Einige Vorgesetzte haben beispielsweise eine bestimmte Morgenroutine, bei der sie durch Telefonanrufe oder andere Termine nicht gestört werden wollen. Erfahrene Sekretärinnen wissen darum und halten den Rücken frei. Wer in einem Unternehmen neu beginnt, kann solche persönlichen Befindlichkeiten nicht kennen. Hier ist die Unterstützung der erfahrenen Sekretärinnen gefragt, um Einblicke in die Routine-Geheimnisse zu geben.
Nichts geht ohne Loyalität
Auch, wenn sich das Berufsbild der Sekretärin in den letzten Jahren geändert hat, eine Sache ist gleichgeblieben: bedingungslose Loyalität. Sekretärinnen erhalten Zugang zu vertraulichen Informationen, welche nicht zur Weitergabe an Dritte bestimmt sind. Sie müssen in der Lage sein, zu schweigen und diplomatisches Geschick mit ihrem Wissen an den Tag zu legen.
Auch hier sind Feingefühl und Berufserfahrung gefragt, denn gerade junge Sekretärinnen oder Sekretärinnen in Ausbildung können dem Informationsdruck nur schwer standhalten. Nützliche Tipps zum Umgang mit brisanten Informationen können erfahrene Sekretärinnen geben.
Teamfähigkeit ist unerlässlich
Die Situation ist mit Sicherheit aus vielen Filmen bekannt: Die Sekretärin sitzt allein im Vorzimmer und wartet auf die Anweisungen des Vorgesetzten. Die heutige Praxis bei Sekretärinnen sieht häufig anders aus. Chefs wollen gern nahbarer sein und sitzen oftmals gar nicht mehr in einem abgegrenzten Büro. Stattdessen befinden sie sich inmitten einer Großraumsituation, der sich auch die Sekretärin stellen muss.
Teamfähigkeit ist im heutigen Arbeitsalltag einer Sekretärin gefragter denn je. Doch sie muss häufig erst erlernt werden. Jedes Team besteht aus zahlreichen Individuen und Charakterköpfen. Nicht immer ganz leicht, alle persönlichen Befindlichkeiten zu berücksichtigen und bei der täglichen Arbeit unter einen Hut zu bekommen. Wenn ein Auszubildender neu ins Unternehmen kommt und die Position der Sekretärin begleitet, hat er noch keinen Überblick über die persönlichen Teambefindlichkeiten. Eine erfahrene Sekretärin unterstützt und zeigt, welche Teamdynamik herrscht und was es vielleicht zu beachten gibt. Außerdem hilft sie dabei, die Einführung in das Team einfacher zu gestalten (beispielsweise durch das Arrangement eines Kennenlernen-Frühstücks).
Keine gute Sekretärin kommt ohne Kritik aus
Kritikfähigkeit – ein machtvolles Wort, was so viel Potenzial und Herausforderung in einem birgt. Heute wird Kritik völlig anders geäußert als noch vor einigen Jahrzehnten. Die sogenannte Feedbackkultur ist längst in modernen Unternehmen von heute angekommen. Sie sollte motivieren, konstruktiv und wertschätzen ausfallen. Keine leichte Aufgabe, Kritik beziehungsweise Feedback zu formulieren und noch schwieriger, es anzunehmen.
Sekretärinnen müssen sich häufiger als gedacht Kritik stellen. Sie kommt nicht nur von Vorgesetzten, sondern oft auch von Kollegen. Eine gute Sekretärin weiß, wie sie das Feedback annimmt, verarbeitet und für sich nutzen. Viel wichtiger: Sie weiß, dass das Feedback niemals persönlich gemeint ist, und kann deshalb damit deutlich besser umgehen. Vor allem jüngere Sekretärinnen fehlt häufig das Selbstbewusstsein, um die Kritik korrekt zu verstehen, und nicht auf emotionaler Ebene zu verarbeiten.
Eine souveräne Sekretärin versteht nicht nur die Herausforderungen der jüngeren Kolleginnen. Nein, sie unterstützt dabei, dass die Kritik künftig viel besser genutzt werden kann. So verrät sie beispielsweise, wie die Emotionalität besser im Griff zu halten ist. Sie strahlt die notwendige Ruhe aus, damit junge Kolleginnen sich daran orientieren können und selbst ruhiger werden.
Sekretärinnen von heute müssen als wichtiger Bestandteil des Teams auch Kritik gut verpacken und adressieren können. Auch das will gelernt sein, denn der Spagat aus motivieren, wertschätzen und konstruktiv kann manchmal sehr schwierig sein. Dennoch weiß die erfahrene Sekretärin, wie sie mit den persönlichen Befindlichkeiten ihrer Teammitglieder umgeht und sie für eine optimale Feedback-Adressierung nutzt.
Bloß nicht den Humor verlieren
Die täglichen Herausforderungen im Alltag von Sekretärinnen sind häufig sehr anstrengend. Ohne Humor und etwas Gelassenheit wird es schwer, auch etwas längere Arbeitstage oder Stress durch eng gesteckte Termine souverän zu meistern. Erfahrene Sekretärinnen wissen, dass professioneller Humor und dosierte Gelassenheit zu den wichtigsten Zutaten für eine erfolgreiche Karriere gehören.
Ein Lächeln ist bekanntermaßen die kürzeste Verbindung zwischen zwei Menschen. Es kann so viel bewirken, vor allem Situationen entspannen. Haben Vorgesetzte beispielsweise Stress oder gar schlechte Laune, kann ein charmantes Lächeln zur richtigen Zeit stimmungsaufhellend wirken. Gleiches gilt auch, wenn Kollegen schlecht gelaunt sind oder persönliche Sorgen haben. Das Verständnis der Sekretärin für die persönliche Situation, tröstende Worte und konstruktive Lösungsansätze gepaart mit einem Lächeln machen die Situation oft etwas erträglicher.
Kommunikationsstärke als Schlüsselqualifikation
Eine Sekretärin muss kommunizieren können, in fast jeder Lebenslage. Am Telefon, per E-Mail, im Briefwechsel oder im persönlichen Gespräch mit Kollegen und Vorgesetzten – der richtige Ton macht bekanntermaßen die Musik. Erfahrene Sekretärinnen wissen, was sie mit ihren Worten bewegen können. Sie können souverän Informationen austauschen, ohne dabei Geheimnisse auszuplaudern oder ihre Loyalität zu untergraben.
Außerdem wissen sie auch, wie nonverbale Kommunikation optimal funktioniert. Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Manche Situationen sollten besser nonverbal gelöst werden. Das Verständnis zwischen Sekretärin und Vorgesetzten ist essenziell und sinnbildlich dafür. Befindet sich der Vorgesetzte gerade in einem telefonischen Gespräch und wartet auf eine wichtige Information seiner Sekretärin, kann der einfache Blickkontakt ausreichen. Wartet der Vorgesetzte beispielsweise auf die Bestätigung, ob ein Auftrag durch die interne Arbeitskraft realisieren lässt und spricht mit einem Kunden am Telefon, kann die Sekretärin die erlösende Nachricht bringen: Sie schaut den Vorgesetzten an, nickt kurz und verschwindet wieder. Durch diese nonverbale Geste unterstützt sie den Vorgesetzten dabei, besonders souverän aufzutreten. Er muss das Telefonat nicht unterbrechen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Stattdessen strahlt er aus: Ich habe die Situation im Griff und bin ein kompetenter Vertragspartner.