Kennen Sie das? Der Chef ist ein paar Tage nicht im Büro. Das Telefon klingelt ohne Pause, vor Ihnen liegen Berge von Post, und es hagelt den ganzen Tag E-Mails für Sie und ihn.
Der Beitrag "Chefentlastung bei Abwesenheit" aus dem Sekretärinnen Handbuch liefert Ihnen eindeutige Empfehlungen für Ihr souveränes Sekretariatsmanagement.
So sichern Sie auch bei Abwesenheit Ihres Chefs den Informationsfluss
Wenn Ihr Chef auf Dienstreise ist, haben Sie eine besondere Vertrauensstellung inne. Der Informationsfluss zwischen Ihnen und Ihrem Chef auch während seiner Abwesenheit entscheidet darüber, ob in Ihrem Sekretariat weitgehend Stillstand herrscht oder ob Ihr Chef in ein Büro zurückkehrt, in dem viele Aufgaben - vor allem die dringenden und wichtigen - bereits gut vorbereitet oder erledigt sind.
Wertvolle Tipps, damit Sie für Ihren Chef auch während seiner Abwesenheit schnell erreichbar sind
- Sie sind oft nicht am Platz? Besorgen Sie sich ein tragbares Telefon, das Sie überall hin mitnehmen können.
- Blockieren Sie die Telefonleitung nicht unnötig.
- Bei Zeitverschiebung: Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef eine Zeit, bis zu der er Sie über Ihre Privat- oder Handynummer - aber nur für den Notfall - erreichen kann.
- Legen Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs Ihre Termine wie zum Beispiel den Zahnarztbesuch auf den Abend.
Was Sie machen können, wenn Ihr Chef Ihnen während seiner Abwesenheit neue Termine nicht bekannt gibt
Wenn Ihr Chef auch während seiner Abwesenheit weiterhin selbst Termine machen möchte/muss und er Sie nicht immer sofort darüber informiert, müssen Sie sich etwas einfallen lassen.
Unser Tipp: Markieren Sie ihm in seinem Palm Termine/Zeiten, über die er frei verfügen kann. Die für ihn markierten Termine sind während seiner Abwesenheit für Sie tabu. So können Sie beide unabhängig voneinander Termine vereinbaren, kommen sich nicht ins Gehege und vermeiden Terminüberschneidungen.
Halten Sie Ihren Chef während seiner Abwesenheit auf dem Laufenden
Kennen Sie die Situation? Sie rufen Ihren Chef wegen einer dringenden Sache an, und er reagiert ungehalten. Nehmen Sie es nicht persönlich. Ihr Chef ist im Stress, jede Unterbrechung stört. Bei Männern kommt hinzu, dass ihnen das Multi-Tasking nicht sehr liegt. Kommunizieren Sie daher so wenig wie möglich und so viel wie nötig.
Unser Tipp: Schicken Sie Ihrem Chef in der Zeit seiner Abwesenheit wichtige und dringende Dokumente per E-Mail oder Fax.
Schicken Sie es Ihrem Chef auf seinen Laptop. Sie sollten dazu über einen eigenen Scanner verfügen. Hat Ihr Chef keinen Laptop mitgenommen oder der Anschluss funktioniert nicht, fragen Sie ihn, ob Sie die Unterlagen zu einem Geschäftspartner oder ins Hotel faxen können. Je nach der Vertraulichkeit der Akten muss Ihr Chef die Unterlagen möglicherweise persönlich annehmen. Stimmen Sie das für die Dauer der Abwesenheit mit ihm ab.
Beachten Sie beim Schreiben von E-Mails für die Zeit seiner Abwesenheit diese Punkte
Prüfen Sie, ob Ihre E-Mails auch tatsächlich ankommen. Bitten Sie um eine kurze Rückmail Ihres Chefs nach Reiseantritt, oder richten Sie eine automatische Lesebestätigung ein.
Wenn sich Ihr Chef den ganzen Tag nicht gemeldet hat, rufen Sie ihn gegen 15 oder 16 Uhr kurz an - vorausgesetzt er hat dann keinen Termin. Der späte Nachmittag ist ein guter Zeitpunkt: Erstens berichten Sie über einen nahezu abgeschlossenen Bürotag. Zweitens ist immer noch Zeit, eine dringende Arbeit für Ihren Chef zu erledigen.
Was Sie auf jeden Fall unternehmen sollten, wenn der Kontakt zu Ihrem Chef für Tage abbricht, lesen Sie in Das Sekretärinnen Handbuch im Beitrag "Chefentlastung bei Abwesenheit".