Als Sekretärin sind Sie die wichtigste Mitarbeiterin Ihres Chefs. Damit die Chefentlastung auch dann funktioniert, wenn er nicht im Büro ist, sollten Sie vorab Ihre Kompetenzen mit ihm klären. Legen Sie gemeinsam fest, was Sie selbstständig erledigen dürfen und sollen. Je eigenständiger Sie im Sekretariat handeln dürfen, desto reibungsloser funktioniert die Chefentlastung. Ihr Chef wird dann in ein Büro zurückkommen, in dem sehr viele Arbeiten bereits getan sind. Das ist für ihn sehr angenehm, und er wird sich deutlich entlastet fühlen.
Wenn Ihr Chef ein paar Tage nicht im Büro ist oder generell viel verreist, gibt es viele Details die Sie generell klären sollten – und das rechtzeitig vor seiner Abreise. Eine Checkliste, damit Sie nicht vergessen, finden Sie jetzt im Beitrag „Chefentlastung, Chef abwesend“ des Sekretärinnen-Handbuchs. Klicken Sie hier... und fordern Sie den vollständigen Beitrag jetzt – zusammen mit Ihrem kostenlosen Kennenlernexemplar – jetzt GRATIS an. Und hier schon mal ein kleiner Vorgeschmack auf den Beitrag:
Sprechen Sie ab, wie Sie und Ihr Chef für eine optimale Chefentlastung miteinander kommunizieren
Fragen Sie Ihren Chef, wie er sich die Kommunikation zwischen sich und Ihnen vorstellt, wenn er nicht da ist:
- Möchte Ihr Chef Sie anrufen? Wie oft – einmal täglich? Es gibt Chefs, die ohnehin häufig im Sekretariat anrufen, da sie Dokumente für Gespräche benötigen oder ihrer Sekretärin Audiodateien und Texte zur Bearbeitung schicken.
- Sollen Sie zu einer bestimmten Zeit anrufen? Gibt es eine Zeitverschiebung?
- Wünscht Ihr Chef bereits vor dem Telefonat eine Liste mit aktuellen Vorgängen?
- Oder möchte Ihr Chef nur E-Mails erhalten und sich dann bei Bedarf selbst melden?
- Zieht Ihr Chef eine ausführliche E-Mail mehreren kurzen vor?
- Sollen Sie eine Telefonliste und eine Vorgangsliste führen (mehr dazu auf den Seiten 008 und 012 des Beitrags „Chefentlastung, Chef abwesend“ des Sekretärinnen-Handbuchs)?
Prinzipiell sollten Sie einmal täglich miteinander telefonieren. Damit beugen Sie Informationsdefiziten vor. Mehr zum Thema Telefonieren mit dem abwesenden Chef lesen Sie dann ab Seite 014.
So verfahren Sie für eine optimale Chefentlastung mit E-Mails
Schlagen Sie Ihrem Chef für eine optimale Chefentlastung folgende Vorgehensweise vor: Sie sortieren seine E-Mails in zwei Ordner: „Bearbeitet“ und „Unbeantwortet“. In „Bearbeitet“ speichern Sie die E-Mails, die Sie selbst bearbeitet oder an Kollegen weitergeleitet haben. In „Unbeantwortet“ bleiben dann nur die E-Mails stehen, um die sich Ihr Chef nach seiner Rückkehr selbst kümmern muss.
Alternativ können Sie die E-Mails ausdrucken. Erledigte E-Mails können Sie in einer Mappe „Erledigtes“ sammeln. Unbeantwortete E-Mails können Sie nach Priorität geordnet in die Postmappe dazulegen.
Im Beitrag „Chefentlastung, Chef abwesend“ des Sekretärinnen-Handbuchs finden Sie noch viele weitere Praxistipps für eine optimale Chefentlastung. Sie sehen, es macht Sinn, hier zu klicken ... und den vollständigen Beitrag kostenlos anzufordern.