Wie viel Zeit verbringt Ihr Chef in Besprechungen? Mehr als in seinem Büro? Leider ja? Wenn Sie selbst schon einmal an Besprechungen teilgenommen haben, dann wissen Sie, dass dort häufig viel Zeit verplempert wird. Ein Moderator ist ein Muss für jede Sitzung, wenn es einigermaßen zielorientiert zugehen soll.
Überzeugen Sie Ihren Chef davon, dass jede Besprechung von einem Moderator geleitet werden sollte. So hat er häufiger Zeit, mit Ihnen zu sprechen, statt mit Kollegen in mehr oder minder effektiv durchgeführten Besprechungen zu sitzen, und Sie können ihn noch besser entlasten.
Der Moderator hat folgende Aufgaben:
1. Er achtet auf den pünktlichen Beginn.
2. Er achtet auf die Einhaltung der Agenda-Punkte.
3. Er unterbricht langatmige Redner.
4. Er greift ein, wenn die Diskussionen unsachlich oder zu hitzig geführt werden.
5. Er achtet darauf, dass auch Teilnehmer, die sich nicht so gut durchsetzen können, zu Wort kommen.
6. Er achtet in aller Regel auf das Einhalten der vorgegebenen Zeiten und sorgt für eventuell erforderliche Pausen.
Die Sekretärin als Moderatorin
Immer mehr Sekretärinnen übernehmen in einer Besprechung die Moderation. In einem Chef-/Sekretärinnen-Seminar bestätigten 90 Prozent der Chefs, dass sie es gern sähen, wenn ihre Sekretärinnen in Konferenzen und Besprechungen eine moderierende Rolle übernähmen.
Trauen Sie sich! Zeigen Sie, was in Ihnen steckt, und wachsen Sie mit der Herausforderung! Auch wenn es im ersten Moment nach einer zusätzlichen Belastung aussieht. Ihre Initiative hat noch einen weiteren wichtigen Vorteil: Sie sind immer informiert und kennen die nächsten Schritte für einzelne Projekte.
Die Zeit, die Sie in die Besprechungen investieren, können Sie sich wieder hereinholen, indem Sie den Informationen weniger „nachlaufen“ müssen.