Sicher vertraut Ihr Chef Ihnen als seiner Assistentin oder Sekretärin. Er überträgt Ihnen viele Aufgaben zur eigenständigen Bearbeitung, weil er weiß, dass Sie diese zuverlässig für ihn erledigen werden. Das Vertrauen, das viele Chefs ihren Assistentinnen entgegenbringen, verlässt den einen oder anderen jedoch in Bezug auf seine Mitarbeiter. Hierbei übt er dann womöglich Zurückhaltung in Sachen Delegation.
Darum sollten Sie handeln
Was Ihr Chef nicht an Mitarbeiter delegieren will, bleibt an Ihnen hängen. Und Sie versinken bis über beide Ohren in Arbeit. Im schlimmsten Fall fällt einem Chef das Delegieren so schwer, dass er sogar noch vieles selbst erledigt. Das aber hat mit effizienter Führungsarbeit nichts zu tun. Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Chef könnte noch mehr an seine anderen Mitarbeiter delegieren, tut sich aber schwer, es aus Ihren oder den eigenen Händen zu geben, dann sollten Sie handeln.
Bereiten Sie eine Liste mit Vorschlägen vor
Notieren Sie sich etwa zwei Monate lang alle Tätigkeiten, bei denen Sie der Ansicht sind, dass Ihr Chef diese aus seinem Sekretariat und auch aus seinem Verantwortungsbereich auslagern könnte. Orientieren Sie sich dabei an der Liste unten.
So überzeugen Sie Ihren Chef
Überlegen Sie dann, an wen diese Aufgaben delegiert werden könnten. Sprechen Sie die betreffenden Mitarbeiter erst einmal ganz informell, eher nebenbei, darauf an, ob sie Interesse und Freude daran hätten, die Aufgabe zu übernehmen. Erst danach suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Chef und schlagen ihm die Entlastung vor. Unterbreiten Sie ihm ganz konkret - am besten schriftlich - Ihre Vorschläge, an wen und wie man die Aufgaben delegieren könnte. Versichern Sie ihm, dass Sie die Mitarbeiter mit Checklisten versorgen, sie gut einarbeiten oder den Verlauf der Arbeit zu Beginn regelmäßig überprüfen werden.
Diese Aufgaben sind zum Delegieren geeignet
Verdeutlichen Sie Ihrem Chef vor allem auch den Nutzen, den diese Entlastung für Sie bringt, und für welche wichtigen Aufgaben Sie (beziehungsweise auch er) diese Freiräume in Zukunft stattdessen verwenden können.
Verabschieden Sie sich von der "Ich kann selbst alles besser"-Einstellung
Vertrauen Sie demjenigen, dem Sie die Sache an die Hand geben. Investieren Sie die Zeit, die zur Erklärung oder Einarbeitung nötig ist, und lassen Sie dann los.
So delegieren sie effektiv in 6 Schritten
- Was soll getan werden? Beschreiben Sie genau: Inhalt, Teilaufgaben, Ergebnisse, Dokumentation ...
- Wer soll es tun? Wählen Sie die richtige Person für die Aufgabe. Wer hat Erfahrung, wer hat gerade "Luft"?
- Warum soll er/sie es tun? Klären Sie das Ziel und die Motivation.
- Wie soll die Arbeit getan werden? Machen Sie möglichst konkrete Angaben: Umfang, Kosten, Unteraufgaben, Zeitrahmen ...
- Was ist dazu nötig? Klären Sie: Hat der Betreffende alle Arbeitsmittel?
- Wann soll die Aufgabe erledigt sein? Geben Sie eindeutige Termine vor und bauen Sie bei längerfristigen Projekten Zwischenkontrollen ein.
Diese Aufgaben sind zum Delegieren geeignet
- Routineaufgaben (Beispiele: Statistiken erstellen, Archivarbeit) - Umsetzungsempfehlung: Diese können an mehrere Mitarbeiter verteilt werden, die sich im Krankheitsfall auch vertreten können.
- Aufgaben mit fest strukturiertem Ablauf (Beispiele: Meetings vorbereiten, Büromittelbeschaffung) - Umsetzungsempfehlung: Erstellen Sie Checklisten für die diejenigen Mitarbeiter, die die Aufgaben übernehmen können. Kontrollieren Sie einzelne Zwischenschritte in der Anfangsphase, wenn Sie die Aufgaben neu übertragen haben.
- Einzelprojekte (zum Beispiel Veranstaltungen) - Umsetzungsempfehlung: Geben Sie dem Mitarbeiter einen festen (Budget-)Rahmen vor und lassen Sie ihm bei der Umsetzung freie Hand.
- Aufgaben, die zu persönlichen Vorlieben passen - Umsetzungsempfehlung: Bestimmte Mitarbeiter haben Freude an ganz speziellen Aufgabengebieten. Sie übernehmen gern entsprechende Aufgaben und machen die Sache dann auch sehr gut.
Aufgaben, die nicht zum Delegieren geeignet sind
- alle Führungsaufgaben Ihres Chefs - Umsetzungsempfehlung: Diese erledigt er grundsätzlich selbst. Ausnahme: Er bestimmt einen Mitarbeiter in einem bestimmten Bereich zu seinem Vertreter, den er mit einem konkreten Kompetenzrahmen ausstattet.
- vertrauliche Aufgaben - Umsetzungsempfehlung: Diese Aufgaben sind nur ausgewählten Personen der Führungsmannschaft vorbehalten, zum Beispiel Ihnen als Assistentin.