Als Sekretärin wollen Sie Ihren Chef umfassend entlasten. Nur wie packen Sie es an? Wie bekommen Sie Ihren Chef dazu, mehr Arbeiten über Sie laufen zu lassen? Mit diesem Tipp erhalten Sie wirkungsvolle Empfehlungen, mit denen Sie Ihre Kompetenz und Ihr organisatorisches Geschick unter Beweis stellen und Ihren Chef wirkungsvoll entlasten.
Halten Sie jeden Tag eine kurze Besprechung
Sprechen Sie jeden Tag zumindest fünf Minuten miteinander. Der ideale Termin für diese Besprechung ist vormittags. Dann starten Sie und Ihr Chef als Team in den neuen Tag. In dieser Fünfminutenbesprechung klären Sie mit Ihrem Chef:
- Was steht heute an? Wo liegen heute seine Prioritäten?
- Welche Arbeiten soll ich zuerst erledigen?
- Was ist meine Hauptaufgabe des Tages?
- Sind die Termine des Tages noch aktuell? Hat mein Chef gestern noch Termine ausgemacht, von denen ich nichts weiß?
- Womit kann ich heute besonders helfen? Etwa eine bestimmte Person am Telefon freundlich abwimmeln?
- Welche Fragen habe ich noch?
- Wie viele Kapazitäten hätte ich noch für weitere Aufgaben frei?
Bestehen Sie auf der Besprechung!
Bei Ihnen und Ihrem Chef findet noch keine tägliche Kurzbesprechung statt? Dann bestehen Sie bestimmt und freundlich darauf. Machen Sie deutlich, dass Ihr Chef davon profitiert.
Mit welchen sechs Argumenten Sie Ihren Chef von der Wichtigkeit einer solchen Kurz-Besprechung überzeugen, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel C26 "Chefentlastung, 10 Profitipps".
Wenn Ihr Chef vormittags oft verplant ist, können Sie die Besprechung auch abends abhalten. Gehen Sie etwa eine halbe Stunde, bevor Sie Feierabend machen, zu Ihrem Chef. Nehmen Sie einen Ausdruck der Termine des nächsten Tages mit. Fragen Sie auch nach Unterlagen für die Wiedervorlage und die Ablage.
Motivieren Sie Ihren Chef zur täglichen Besprechung
Ermuntern Sie ihn zu der Kurz-Besprechung mit kleinen Gesten:
- Tragen Sie die tägliche Besprechung in seinen Terminkalender ein. Wenn Ihr Chef die Besprechung mit Ihnen verschiebt, vereinbaren Sie einen neuen Termin.
- Wenn er viel unterwegs ist, vereinbaren Sie mit ihm einen täglichen Besprechungstermin am Telefon.
- Kleben Sie ein Foto von sich auf die Postmappe. Schreiben Sie dazu: "Sprechen Sie mit mir!"
- Bringen Sie Ihrem Chef zur morgendlichen Kurz-Besprechung eine Tasse Kaffee oder sein Lieblingsgetränk ins Büro.
- Führen Sie eine "Pannen-Kasse" ein. Hat Ihr Chef die Kurz-Besprechung wieder einmal vergessen? Und wussten Sie nicht, dass er bis 17 Uhr den Serienbrief unterschreiben wollte? Dann muss er "büßen": Entweder er zahlt 2 Euro in die Tee- und Kaffeekasse, oder er schenkt Ihnen für die Überstunden einen freien Nachmittag.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Ihr Chef skeptisch ist, ob die Morgenbesprechung effektiv sein wird: Schlagen Sie eine Probezeit von zwei Wochen vor.