Wenn Ihr Chef Sie beauftragt, eine Abmahnung zu verfassen, weil ein Mitarbeiter sich nicht richtig verhalten hat, gehen Sie am besten so vor:
1. Schreiben Sie die Abmahnung zeitnah, also so schnell wie möglich nach dem Pflichtverstoss des Mitarbeiters.
2. Beschreiben Sie das Fehlverhalten in der Abmahnung genau: Wann (Datum, Uhrzeit) hat der Mitarbeiter wo (Ort) und wem gegenüber
was genau vor welchen Zeugen gemacht/nicht gemacht?
3. Begründen und betonen Sie in Ihrer Abmahnung, dass es sich um eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten handelt und der Mitarbeiter dieses Verhalten zukünftig unterlassen soll.
4. Stellen Sie klar, dass dem Mitarbeiter im Wiederholungsfall die Kündigung droht. So könnten Sie das in der Abmahnung formulieren: "Sollten Sie erneut … (z. B. zur spät zur Arbeit kommen), müssen Sie damit rechnen, dass wir Ihren Arbeitsvertrag kündigen."
5. Weisen Sie darauf hin, dass die Abmahnung in die Personalakte kommt. Wenn es einen Betriebsrat gibt, fügen Sie hinzu, dass Sie diesem eine Abschrift der Abmahnung zukommen lassen.
6. Beweisen Sie den Zugang der Abmahnung, indem Sie sie entweder vor Zeugen überreichen oder vom Betroffenen unterschreiben lassen.
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