In der letzten Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell haben wir Ihnen bereits eine Übersicht über die in der E-Mail-Signatur zwingend erforderlichen Angaben gegeben. Aber das EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister), das am 1. Januar 2007 in Kraft getreten ist, regelt noch mehr:
Welche Briefe sind Geschäftsbriefe?
Die im EHUG festgelegten Vorschriften gelten nur für Geschäftsbriefe. Das ist der gesamte geschäftliche Schriftverkehr mit Partnern und Kunden.
Oder anders formuliert: Jede nach außen gerichtete geschäftliche Mitteilung, die an einen bestimmten Empfänger oder einen bestimmten Empfängerkreis gerichtet ist, gleich in welcher Form sie erfolgt:
- Angebote,
- Auftragsbestätigungen,
- Rechnungen, Mahnungen,
- Quittungen, sofern diese die erste geschäftliche Mitteilung sind,
- Empfangsbestätigungen.
Ob Sie den Geschäftsbrief per Post, Fax oder E-Mail verschicken, ist dabei unwichtig. Alle vorgeschriebenen Angaben müssen enthalten sein.
Wann Geschäftsbriefe ohne genaue Firmenbezeichnung zulässig sind
Auf die Pflichtangaben dürfen Sie nur dann verzichten, wenn es sich um solche Mitteilungen oder Berichte handelt, die Sie im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung verschicken und für die Sie üblicherweise Vordrucke wie Quittungen und Lieferscheine (ausgenommen Bestellscheine) verwenden. Sie dürfen anstelle eines Geschäftsbriefbogens neutrale Vordrucke oder Formulare verwenden, wenn schon eine Geschäftsbeziehung zu dem Empfänger eines solchen Schriftstücks besteht und für die Mitteilung, die Sie machen wollen, üblicherweise ein solches Formular verwendet wird. Er muss also schon mindestens einen ordentlichen Geschäftsbrief von Ihnen erhalten haben. Beim Erstkontakt dürfen Sie zum Beispiel auch für Quittungen keinen neutralen Vordruck nutzen.
Achtung: Bei E-Mails müssen Sie immer die Pflichtangaben machen, weil diese niemals „Vordruck“ oder „Formular“ im Sinne des Gesetzes sind.
Welche Briefe keine Geschäftsbriefe sind
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
- interne Schriftstücke, zum Beispiel zwischen einzelnen Abteilungen oder Filialen, weil es hier an dem Merkmal „nach außen gerichtet“ fehlt;
- Quittungen, Abholbenachrichtigungen und Ähnliches, aber nur wenn dafür ein Vordruck/Formular verwendet wird, die Verwendung eines solchen Vordrucks/Formulars für die Mitteilung, die Sie machen möchten, üblich ist und die Mitteilung nicht die erste ist, die Sie an Ihren Partner richten, sondern sie im Rahmen einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung erfolgt;
- alle Nachrichten, die Sie an einen unbestimmten Personenkreis richten, zum Beispiel Werbebriefe, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.
Da diese Schreiben keine Geschäftsbriefe sind, brauchen Sie dafür auch nicht den Firmenbogen zu verwenden.
Fazit: Alles, was – egal in welcher Form auch immer – an einen bestimmten Empfängerkreis geht, muss die Pflichtangaben enthalten.