Es wird wieder einmal Zeit – ausmisten und wegwerfen. Denn: Die Schränke sind voll und die Übersicht leidet. Wir sagen Ihnen, welche Unterlagen Sie 2009 wegwerfen dürfen und wie Sie mit den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen richtig umgehen.
Machen Sie Klarschiff
Nutzen Sie die ruhigen Tage um den Jahreswechsel herum, um sich in Ihrem Büro von unnötigem Ballast zu befreien. Trennen Sie sich von Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen und die – nach den Aufbewahrungsfristen – auch niemand anders mehr braucht. Sie sind sich nicht sicher, welche Unterlagen noch benötigt werden und welche wegkönnen? Und Ihr Chef hortet und sammelt sowieso alles? Dann wird es höchste Zeit, dass Sie sich durchsetzen und auch Ihrem Chef klarmachen, dass es so nicht weitergeht. Denn volle Schränke führen dazu, dass man ständig etwas sucht. Darunter leidet der Spaß an der Arbeit und ineffektiv ist es auch.
Der SekretärinnenBriefeManager sagt Ihnen genau, für welche Unterlagen die Aufbewahrungsfristen jetzt ablaufen und welche Sie besser noch aufbewahren.
Aufbewahrungsfrist abgelaufen? Warum Sie Unterlagen trotzdem aufbewahren müssen
Selbst wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie Unterlagen nicht vernichten, wenn diese
- für eine begonnene Aussenprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
- für laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder
- zur Begründung von steuerlichen Anträgen Ihrer Firma benötigt werden.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Auch wenn eine Betriebsprüfung abgeschlossen ist, sollten Sie die relevanten Unterlagen noch eine Weile aufbewahren. Falls der Prüfer sich geirrt hat, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise Einspruch einlegen. Warten Sie also, bis der Vorgang komplett abgeschlossen ist. Aufbewahrungsfristen hin, Aufbewahrungsfristen her.
Wann genau Sie nach den Aufbewahrungsfristen etwas wegwerfen dürfen
Wenn die Steuerfestsetzung für 2006 erst im Jahr 2008 erfolgt ist, beginnen für die Belege des Jahres 2006 die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Jahr 2008 zu laufen.
Beispiel: Die Steuerbescheide für 2006 ergehen am 15. August 2008. Die Unterlagen aus dem Jahr 2006 sind bis zum Ablauf des Jahres 2018 aufzubewahren. Am 1. Januar 2019 dürfen die Unterlagen aus 2006 erst vernichtet werden.
Trennen Sie sich nicht leichtfertig von Verträgen
Ein langfristiger Vertrag wird schon einmal um einen oder mehrere Einzelverträge ergänzt. Das bedeutet: Selbst wenn die Aufbewahrungsfrist für den Originalvertrag schon abgelaufen ist, dürfen Sie ihn nicht vernichten, da die ergänzenden Vereinbarungen später getroffen wurden. Sie benötigen den Originalvertrag als „Basis“ für die später geschlossenen Einzelverträge.
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für einen Vertrag beginnt, wenn der Vertrag abgelaufen ist.
Reicht es fü die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, wenn alle Unterlagen elektronisch verfügbar sind?
Gemäß einer Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), die seit 2002 in Kraft ist, sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.
Wichtig: Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt, bearbeitet und digital versendet, ist in Zukunft zur elektronischen, revisionssicheren Archivierung verpflichtet. Nur so ist sichergestellt, dass auch nach zehn oder mehr Jahren eine strukturierte und systemunabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist. Mit anderen Worten:
Was Sie elektronisch erstellt und bearbeitet haben, müssen Sie auch elektronisch revisionssicher archivieren.
Wo Sie die Unterlagen aufbewahren müssen
Grundsätzlich ist es Ihre Entscheidung, wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren. § 146 Abs. 2 AO schreibt jedoch vor, dass zumindest die Steuerunterlagen in der Regel nicht im Ausland aufbewahrt werden dürfen. Es gibt jedoch Ausnahmen.
Nach dem HGB müssen Sie jedoch innerhalb angemessener Zeit sich selbst und einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle jederzeit ermöglichen können. Damit ist ein weit entfernter Ort ebenfalls auszuschließen.
Wie Sie die Unterlagen aufbewahren müssen
Auch hier dürfen Sie die Form der Aufbewahrung selbst frei wählen. Im Original müssen Sie aufbewahren:
- die Eröffnungsbilanzen,
- die Jahresabschlüsse,
- die Konzernabschlüsse.
Sie können die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Buchungsbelege im Original aufbewahren. Es reicht jedoch aus, wenn Sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können. Alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Aufzeichnungen müssen lediglich so aufbewahrt werden, dass eine inhaltliche Wiedergabe ermöglicht wird.
Alle Aufbewahrungsfristen für 2009 auf einen Blick und eine Übersicht, welche Unterlagen Sie nicht aufbewahren müssen, finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager.