Angestellte können auf vielen Wegen von Ihrem Arbeitgeber profitieren. Unter anderem gehören dazu ein umfangreiches und faires Gehalt sowie ein positives und entspanntes Arbeitsumfeld. Darüber hinaus gibt es einige Benefits, die einen Mehrwert bieten können. Welche Möglichkeiten gibt es diesbezüglich und welche Rolle spielen Sie als Sekretärin hierbei?
Rolle der Sekretärin: Ideen und Umsetzung
Damit die Benefits bei den Mitarbeitern gut ankommen und die Organisation glatt läuft, können Sie als Sekretärin gleich mehrere Aufgaben und Verantwortungen in diesem Bereich wahrnehmen.
Ideengeberin
Zunächst können Sie als Ideengeberin für Mitarbeiter-Benefits fungieren. Womöglich bekommen Sie durch Ihre Position und die entsprechende Nähe zu den Angestellten einige Wünsche mit, die diese bezüglich eines möglichen Mehrwerts an die Firma haben.
Kommt eines dieser Anliegen vermehrt vor, können Sie dies an die Geschäftsleitung weitergeben, sofern das Thema Benefits aktuell zur Diskussion steht. So kann eine besondere Mitarbeiterzufriedenheit hergestellt werden. Andersherum können Sie, wenn Sie mitbekommen, dass die Geschäftsleitung über mögliche Benefits nachdenkt, auch aktiv bei den anderen Angestellten nachfragen.
Umsetzung der Benefits
Bei der Umsetzung der Benefits spielen Sie eine nicht minder wichtige Rolle. Dies gilt vor allem für die Organisation. So können Sie für eine bestimmte Idee einzelne Angebote von Firmen einholen und diese vergleichen. Womöglich gibt es im entsprechenden Bereich Anbieter, die für Unternehmen besondere Konditionen bieten.
Darüber hinaus können Sie bei Fragen für die Mitarbeiter sowie die Geschäftsführung als Ansprechpartner dienen. Gerade zur Einführung eines Mitarbeiter-Benefits hat dies sicherlich eine große Bedeutung.
In dieser Phase müssen womöglich in einem besonderen Umfang Details geklärt werden. Aufgrund dieser Rolle ist es wichtig, dass Sie sich möglichst umfassend mit dem entsprechenden Angebot sowie allen wichtigen Aspekten dazu beschäftigen.
Des Weiteren übernehmen Sie sicherlich Aufgaben bei der finanziellen Abwicklung der Benefits. Dazu gehört das Abrechnen mit den Unternehmen, welche entsprechende Produkte und Leistungen anbieten.
Übernahme von Kosten für private Einkäufe
Eine der vielen Möglichkeiten für Mitarbeiter-Benefits besteht darin, die Kosten für verschiedene private Einkäufe der Angestellten teilweise oder vollständig zu übernehmen. Zu Umsetzung gibt es eine Reihe von Optionen:
- Gutscheine
- Vergünstigungen
- eine Firmenkreditkarte
Gutscheine und Vergünstigungen
Eine Möglichkeit besteht in der Ausgabe von Gutscheinen an die Mitarbeiter. Dies kann mit dem Anbieter vorher abgesprochen werden, die Firma übernimmt dann die entsprechenden Kosten.
Bei der Überlegung für welche Produkte bzw. welchen Bereich diese Gutscheine ausgestellt werden, können Sie mitagieren. Der Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt. Zum einen besteht die Option, dass die Produkte im Zusammenhang mit dem Arbeitsalltag stehen.
Darüber hinaus können Einkaufsgutscheine für Geschäfte des alltäglichen Bedarfs, die sich in der Nähe der Firma befinden, ausgegeben werden. Alternativ können die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Wenn zum Beispiel mehrere Ihrer Kollegen sich für hochwertige Mode interessieren, kann es sinnvoll sein, entsprechende Gutscheine für eine Boutique in der Stadt auszugeben. Statt der Gutscheine können mit den Anbietern zudem prozentuale Vergünstigungen ausgehandelt werden – hierbei können Sie, sofern dies von der Geschäftsleitung gewünscht ist, ebenfalls aktiv werden.
Kreditkarte der Firma
Des Weiteren besteht die Option, den Mitarbeitern eine Kreditkarte zur Verfügung zu stellen, mit welcher sie einkaufen können. Natürlich sollte dabei ein bestimmter Rahmen gesetzt werden.
Hierbei können Sie die Aufgabe übernehmen, dieses Limit mit den Angestellten zu kommunizieren. Gleichzeitig können Sie recherchieren, welcher Kreditkartenanbieter am besten für die Zwecke Ihres Arbeitgebers geeignet ist.
Hierfür kann es sinnvoll sein, sich ein wenig im Netz umzuschauen. Dort findet sich zum Beispiel ein Vergleich zwischen Visa und Mastercard . Die beiden Firmen sind die größten Anbieter im Bereich Kreditkarten.
Für den Vergleich wurden unter anderem die Präferenzen der Kunden des Vergleichsportals herangezogen. Dort liegen auf den Plätzen eins und zwei Karten von Visa. Um eine solche Kreditkarte als Mitarbeiter-Benefit zu erhalten, müssen Sie sich übrigens nicht an den Kartenanbieter wenden, sondern an eine Bank.
Ein Firmenwagen als Benefit
Eine weitere Möglichkeit, den Mitarbeitern einen Mehrwert zu bieten, besteht im Stellen eines Firmenwagens. Zum einen kann dieser für Geschäftsreisen genutzt werden. Mit einem hochwertigen Modell steigt womöglich die Reputation der Firma bei Partnern und Kunden.
Zudem wird das Unternehmen in einigen Fällen für potenzielle Mitarbeiter attraktiv. Darüber hinaus kann der Firmenwagen auch privat genutzt werden. In letzterem Rahmen sind vonseiten des Mitarbeiters steuerliche Faktoren zu berücksichtigen, die sie ihm entsprechend erörternsollten.
Dabei gibt es zwei Optionen: Das Führen eines Fahrtenbuches oder die Ein-Prozent-Regelung. Während die erste Variante einen deutlich höheren Aufwand verursacht, kann die Ein-Prozent-Regelung dazu führen, dass höhere Steuern gezahlt werden müssen.
Darüber hinaus könnten Sie die Frage aufwerfen, ob es sinnvoll ist, beim Kauf eines Firmenwagens auf ein Elektroauto zu setzen. Dies kann für das Image Ihres Arbeitgebers einige Vorteile haben.
Unter bestimmten Voraussetzungen können für den Kauf oder das Leasing eines solchen Fahrzeuges von Unternehmen staatliche Zuschüsse beantragt werden. Entsprechende Möglichkeiten im Rahmen der sogenannten Innovationsprämie wurden im Jahr 2020 bis zum Jahr 2025 verlängert.
Eine Alternative zum Stellen eines Dienstwagens kann in einem Dienstfahrrad bestellen. Auch hieraus ergeben sich einige Vorteile, unter anderem für das Image Ihres Arbeitgebers. Wissenswertes dazu haben wir Ihnen bereits an anderer Stelle zusammengefasst.
Falls die Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel nutzen möchten, haben Unternehmen die Möglichkeit, ein Jobticket monatlich zu bezuschussen. Zwar muss der Arbeitnehmer einen gewissen Teil der Kosten selbst tragen. Dennoch kann sich die Ersparnis, die durch ein Jobticket entsteht, vor allem über das ganze Jahr betrachtet lohnen.
Freizeitangebote
Ein weiterer Benefit, der bei den Mitarbeitern eine hohe Beliebtheit finden kann, besteht in Freizeitangeboten. Hierfür gibt es unterschiedliche Möglichkeite
- Sportangebote
- Angebote für Familien
- Kurse in verschiedenen Bereichen
Sportangebote
Sportangebote können für einen guten Ausgleich zum manchmal stressigen Alltag in der Firma sorgen. Zudem fördern sie die Gesundheit und sicherlich in einigen Fällen auch die Leistungen der Mitarbeiter.
Hierfür kann in der Firma ein kleines Fitnessstudio eingerichtet werden, in welchem die Angestellten kostenlos trainieren können. Des Weiteren besteht die Option, einen Trainer anzustellen, der einzelnen Mitarbeitern oder dem gesamten Team ein regelmäßiges Coaching gibt. Alternativ können den Angestellten kostenlose Mitgliedschaften in einem professionellen Fitnessstudio bezahlt werden – hierbei können Sie sich um die Abwicklung kümmern.
Kurse in verschiedenen Bereichen
Des Weiteren können den Mitarbeitern Kurse zu verschiedenen Freizeitthemen angeboten werden, für die in der Belegschaft ein hohes Interesse besteht. Hierfür können Sie als Sekretärin versuchen herauszuhören, welche Aktivitäten für Ihre Kollegen besonders interessant sind.
Besteht zum Beispiel ein hohes Interesse am Thema Kulinarik? Dann ist betriebsinterner Kochkurs, bei dem ein Profi den Kollegen Wissen vermittelt, sicherlich eine ideale Option, die auf große Begeisterung stoßen wird.
Angebote für Familien
Mit Sicherheit haben einige Ihrer Kollegen (sowie vielleicht auch Sie selbst) Familien. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, dass Ihre dementsprechende Firma Freizeitangebote finanziert bzw. fördert.
Dabei sind der Kreativität ebenfalls kaum Grenzen gesetzt. Zu den Benefits für die ganze Familie könnte womöglich der kostenlose Eintritt in einen Freizeitpark gehören. Alternativ besteht die Option, den Familien in Ihrem Unternehmen einmal im Jahr ein Wellness-Wochenende oder einen Wellness-Tag zu finanzieren. Ob dies realisierbar ist, hängt natürlich gleichzeitig von der Größe und den Umsätzen Ihres Arbeitgebers ab.
Kinderbetreuung
Neben der Freizeit gibt es noch ein weiteres Themengebiet, welches für Familien mit Nachwuchs eine große Bedeutung hat: Die Kinderbetreuung. Diese könnte als besonderer Benefit betriebsintern mit einem firmeneigenen Kindergarten organisiert werden.
Natürlich muss das Unternehmen sich dies leisten können, darüber hinaus ist zur Umsetzung ein großer Organisationsaufwand nötig. Allerdings kann durch diesen Schritt die Motivation bei den Mitarbeitern gefördert werden, da sie selbst weniger organisieren müssen. Zudem gibt es seit einiger Zeit vonseiten des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend ein entsprechendes Förderprogramm, wodurch der eigene Investitionsrahmen Ihrer Firma womöglich gesenkt werden kann.
Flexibles Arbeiten: Arbeitszeiten, Home-Office, Sabbatical
Ein weiterer Benefit, der von Ihrem Arbeitgeber geboten werden könnte, ist ein flexibles Arbeiten. Diese Flexibilität bezieht sich unter anderem auf die Arbeitszeiten. Mit Gleitzeit erscheinen Sie und Ihre Kollegen in einem gewissen Rahmen etwas früher oder später zur Arbeit – je nachdem, wie es in Ihren Alltag passt.
Gerade Arbeitnehmer mit Familien wünschen sich sicherlich eine solche Freiheit. Das flexible Arbeiten kann zudem mit dem Angebot einer Home-Office-Regelung umgesetzt werden, wie sie viele Unternehmen ihren Angestellten seit Beginn der Corona-Pandemie ermöglichen.
Zur Flexibilität eines Arbeitgebers kann zudem die Option eines Sabbaticals gehören. Unternehmen gewähren einem Arbeitnehmer in diesem Rahmen eine Freistellung von mehreren Monaten oder einem Jahr für einen ausgiebigen Erholungsurlaub. Für beide Seiten kann ein solches Sabbatical eine Reihe von Vorteilen haben.
Bei diesen flexiblen Herangehensweisen eines Unternehmens besteht Ihre Rolle sicherlich vor allem in der Organisation. Hierbei dienen Sie den Arbeitnehmern als Ansprechpartner und setzen für das Home-Office oder ein Sabbatical womöglich entsprechende Vereinbarungen auf.
Arbeitskollegen auf vier Beinen
Vielleicht gibt es unter den Arbeitnehmern in Ihrem Unternehmen Tierliebhaber, die sich sicherlich wünschen, dass die Vierbeiner sie zur Arbeit begleiten können. Hierin besteht ein weiteres mögliches Zusatzangebot.
Laut Gesetz ist dies nicht grundsätzlich verboten oder erlaubt, daher bedarf es einer Absprache mit dem Unternehmen. Sie könnten die entsprechenden Wünsche Ihrer Kollegen an die Führungsetage weitertragen und Vorschläge zur Umsetzung machen. Neuen Angestellten, die in ihrer Bewerbung bei den Freizeitaktivitäten eine Begeisterung für Tiere angegeben haben, kann die Option von Beginn an angeboten werden.
Betriebsinterne Weiterbildungen und Altersvorsorge
Betriebsinterne Weiterbildungen sowie betriebliche Altersvorsorge sind ebenfalls Zusatzangebote, die sich viele Arbeitnehmer wünschen. Weiterbildungen bieten die Möglichkeit, im Unternehmen aufzusteigen.
Eine betriebliche Altersvorsorge wiederum vermeidet zumindest in Teilen das Problem der Altersarmut durch die sinkenden Renten. Je nach Umsetzung kann dies mit einem Blick richtig Zukunft einen höheren Mehrwert bieten als eine einfache Gehaltserhöhung – obwohl ein kleiner oder größerer Teil des Gehalts hierfür aufgewendet werden muss.
Seit einigen Jahren sind Unternehmen sogar verpflichtet, die betriebliche Altersversorgung ihrer Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Prozentsatz finanziell zu unterstützen. Bereits im Vorstellungsgespräch nach einer Bewerbung sollten diese Zusatzangebote erwähnt werden – sie machen das Unternehmen um einiges attraktiver.
Für die betrieblichen Weiterbildungen können Sie entsprechende Anbieter heraussuchen, die dies möglich machen, und schauen, welche Option am besten zum Unternehmen passt. Bei der Organisation der Altersvorsorge sind Sie sicherlich ebenfalls eine Hilfe und stehen den Arbeitnehmern als Ansprechpartnerin zur Verfügung.
Fazit
Ihre Rolle als Sekretärin im Bereich Mitarbeiter-Benefits ist vielseitig. Sie reicht von der Ideenfindung über die Organisation bis hin zur Abrechnung. Ebenso vielseitig sind die Möglichkeiten für Benefits. Sowohl Einkaufsgutscheine als auch ein Firmenwagen, verschiedene Freizeitangebote oder eine betriebsinterne Kinderbetreuung können von den Mitarbeitern begeistert aufgenommen werden. Bei alledem sollte darauf geachtet werden, dass die Auswahl zum Personal und zur Firma passt.