Briefgeheimnis: Welche Briefe Sie öffnen dürfen und welche nicht

So wahren Sie das Briefgeheimnis in Ihrem Unternehmen

Nicht nur im privaten Bereich gibt es das Briefgeheimnis, was jeder wahren sollte. Auch Geschäftspost ist persönlich und geheim. In einem Unternehmen sind es zumeist Sie als Sekretärin, die die Geschäftspost in Empfang nehmen. Aber längst nicht alle Briefe dürfen von Ihnen geöffnet werden. Der folgende Ratgeber soll aufzeigen, welche Geschäftspost geöffnet werden darf und welche nicht.

Der Umgang mit der Geschäftspost in der Praxis

In den meisten Unternehmen ist es Gang und Gäbe, dass die Geschäftspost in der Poststelle landet. Dort wird sie, falls erlaubt zunächst geöffnet Außerdem tragen die Mitarbeiter der Poststelle dafür Sorge, dass die Post einen Eingangsstempel erhält. Anschließend verteilen die dortigen Mitarbeiter die Post an ihre tatsächlichen Empfänger weiter.

In manchen Fällen gilt das Briefgeheimnis. Dieses ist von den zuständigen Mitarbeitern unbedingt zu wahren. Kommt es zu Verstößen gegen das Geheimnis in einem Unternehmen, kann das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Mitarbeiter, der einen Brief unbefugt öffnet und somit gegen das Postgeheimnis verstößt, macht sich unter Umständen sogar strafbar.

Wenn der Brief an eine bestimmte Abteilung gerichtet ist

Geht in der Geschäftsstelle ein Brief ein, der nicht an einen bestimmten Vorgesetzten oder Mitarbeiter gerichtet ist, dann kann die Post auch unter Wahrung des Briefgeheimnisses geöffnet werden. Der Mitarbeiter kann sich einen Überblick verschaffen, worum es geht und das Schreiben dann anschließend an die zuständige Abteilung weiterleiten.

Steht auf einem Briefkopf etwa geschrieben, dass dieser lediglich an die Marketing-Abteilung des Unternehmens gerichtet ist, stellt sich das Öffnen einer anderen Person im Unternehmen vollkommen unbedenklich dar.

Wenn hinter der Abteilung ein bestimmter Name steht

Etwas anders verhält es sich hingegen, wenn auf dem Briefkopf nicht nur eine bestimmte Abteilung, sondern auch der Name eines Mitarbeiters verzeichnet ist. Dann ist der Brief nicht direkt in der Poststelle zu öffnen.

Auf Nummer sicher geht man, wenn man den Brief direkt an den Empfänger weiterleitet und dieser von diesem selbst geöffnet wird. Sollte in der Poststelle bekannt sein, dass der betreffende Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist, dann ist der Brief ungeöffnet an dessen Vertreter weiter zu reichen.

Wenn der Name vor der Firma auf dem Brief steht

Früher war es so, dass ein Brief, der unmittelbar an einen bestimmten Mitarbeiter gerichtet wurde, nicht geöffnet werden durfte. Inzwischen gibt es für Schreiben, bei denen ein bestimmter Empfängername vor der Firma steht, jedoch andere gesetzliche Regelungen. Demnach ist das Öffnen eines Briefes gestattet,  wenn es sich nicht ausdrücklich um ein vertrauliches Schreiben handelt.

Dieser Aspekt muss allerdings zwingend auf dem Briefkopf vermerkt sein. So entschied das Landesgericht in Hamm im Jahre 1972, dass eine Postsendung, in dessen Empfängerfeld sich sowohl der Name eines Mitarbeiters als auch der Name des Unternehmens befindet, von jedem anderen Mitarbeiter beziehungsweise vom Vorgesetzten geöffnet werden darf.

Bei vertraulichen Sendungen gilt das Briefgeheimnis

Unbedingt zu wahren ist das Briefgeheimnis, wenn auf einer Sendung Unternehmens- und Mitarbeitername verzeichnet sind und zusätzlich ein Vermerk mit der Aufschrift „Vertraulich“ darauf zu finden ist.

In diesem Fall ist es nur dem Empfänger selbst gestattet, diesen Brief zu öffnen und zu lesen. Das Postgeheimnis greift im Übrigen auch, wenn anstatt des Zusatzes vertraulich, die Worte „privat“, „persönlich“ oder „ausschließlich“ genannt sind.

Das bedeutet für Sie: Als "vertraulich" gekennzeichnete Briefe dürfen Sie ohne ausdrückliche Zustimmung, also ohne Vollmacht, nicht vorsätzlich öffnen oder gar lesen! Eine Öffnung der Post wäre ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.

Aber auch hier gibt es wieder Ausnahmen: Hat ein Mitarbeiter beispielsweise vor seinem Urlaub ein Öffnen der persönlichen Post ausdrücklich genehmigt, dann ist diese während dieser Zeit vom Briefgeheimnis ausgenommen.

Ist diese Zustimmung jedoch nicht erbracht, muss der Brief solange ungeöffnet bleiben, bis der entsprechende Mitarbeiter wieder im Hause ist. Auch steht es Unternehmen frei, zuvor eine allgemein gültige betriebliche Regelung zu treffen, die es erlaubt, während der Abwesenheit eines Mitarbeiters auch persönliche Post zu öffnen. Derartige Vereinbarungen sind allerdings immer schriftlich festzuhalten.  Des Weiteren ist dafür Sorge zu tragen, dass für alle Mitarbeiter ein Zugang zu diesen Regelungen besteht.

Wie sinnvoll sind derartige innerbetriebliche Regelungen?

Ob es in einem Unternehmen sinnvoll ist, solche innerbetrieblichen Regelungen zu vereinbaren, hängt vom Unternehmen selbst ab. Die Größe des Unternehmens, der Sinn in der Praxis und das Vertrauensverhältnis unter den einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen sind in diesen Entscheidungsprozess einzubeziehen.

An sich lässt sich jedoch sagen, dass interne Regelungen durchaus sinnvoll sein können. Öffnet eine Poststelle einfach alle Briefe, dann ist Ärger vorprogrammiert. Sensible Inhalte können so die Runde machen und an den falschen Empfänger geraten. Wer Regelungen zur Wahrung des Postgeheimnisses in seinem Unternehmen trifft, der kann diesem Ärger ein Stück weit aus dem Weg gehen.

Diese Inhalte sollten innerbetriebliche Regelungen enthalten

Wichtig ist, diese Regelungen schriftlich festzuhalten und zu dokumentieren. Inhalt einer solchen Vereinbarung sollte zwingend sein, welche Post unter die entsprechende Regelung fällt. Dies kann meistens anhand der üblichen Schreiben erfolgen, die im Unternehmen eingehen. Genauso ist aber auch festzuhalten, welche Schreiben verschlossen bleiben müssen. Diese sind dann unbedingt direkt an den jeweiligen Empfänger weiterzuleiten. Auch das Vorgehen in Ausnahmefällen sollte Teil einer Vereinbarung sein.

Es sind Sonderfälle festzulegen, in welchen ein Öffnen die Post zwar gestattet sein kann, aber dennoch auf dem schnellsten Weg an den entsprechenden Empfänger auszuhändigen ist. Hier kann es sich um Urlaubsvertretungen oder Krankheitsfälle handeln. Umso mehr Informationen die Vereinbarung enthält, umso leichter ist das Briefgeheimnis zu wahren. Es ist einerseits die Art der zu öffnenden Briefe zu dokumentieren. Auch ist vorab genau zu bestimmen,  welcher Mitarbeiter befugt ist, diese Briefe zu öffnen. Wünschen die Mitarbeiter also beispielsweise, dass jeder Sekretariatsmitarbeiter die Post öffnen darf oder soll nur der Vorgesetzte dazu berechtigt sein? Weiterhin ist zu vermerken, welche Post im Unternehmen als vertraulich deklariert sein soll und deshalb nicht zu öffnen ist. Schreiben, die mit dem Zusatz „vertraulich“ gekennzeichnet sind fallen sowieso darunter.

Ein Unternehmen kann aber auch bestimmen, dass auch andere Postsendungen als vertraulich gelten, auch wenn dies nicht extra auf dem Briefkopf vermerkt ist. Zu diesen Postsendungen können zum Beispiel generell an eine bestimmte Person adressierte Briefe gehören, etwa an den Betriebsrat oder an die Geschäftsleitung. Auch Schreiben von Banken können unter diese Kategorie fallen. Unternehmen sind gut beraten, das Briefgeheimnis zu wahren oder individuelle Regelungen zu treffen.

Testen Sie sich selbst - Wann dürfen Sie einen Brief öffnen und wann nicht?

Was tun, wenn Sie einen vertraulichen Brief geöffnet haben?

Sollten Sie in der Hektik des Alltags doch einmal versehentlich einen als "Persönlich" oder "Vertraulich" gekennzeichneten Brief öffnen, gehen Sie so vor: Verschließen Sie den Brief umgehend wieder. Vermerken Sie auf dem Umschlag "Versehentlich geöffnet", und reichen Sie ihn dann erst weiter. Wenn möglich, übergeben Sie dem Empfänger den Brief persönlich oder rufen ihn kurz an. Wichtig ist, dass diese Art der Handhabung im Unternehmen bekannt gemacht und gelebt wird.