Geht es in einem Streitfall vor Gericht, muss bewiesen werden, ob derjenige, der das Dokument unterschrieben hat, tatsächlich auch die rechtliche Vollmacht hatte, das Geschäft oder die Vereinbarung abzuschließen.
Viele Unternehmen gehen mit Unterschriftsvollmachten eher fahrlässig um. Besonders die Vollmacht „i. A.“ (im Auftrag) wird sehr häufig als Unterschriftenzusatz verwendet, ohne dass es eine schriftliche Legitimation dafür gibt und sich der Unterzeichner in vollem Umfang darüber bewusst ist, was dieser Unterschriftenzusatz überhaupt bedeutet.
Unverzichtbar sind klar definierte Vollmachten aber, wenn Sie im Rahmen Ihrer Korrespondenz Rechtsgeschäfte abwickeln, zum Beispiel Bestellungen, vertragliche Zusagen oder verbindliche Informationen. Denn letztendlich geht es darum, wer für das Rechtsgeschäft haftet. Im schlimmsten Fall können Sie für eventuelle Verluste haftbar gemacht werden. Allerdings: In der all- täglichen Geschäftskorrespondenz, etwa wenn Sie lediglich schriftlich einen Termin vereinbaren, ist keine Vollmacht erforderlich.
Praxistipp: Prüfen Sie Ihre Korrespondenz über einen gewissen Zeitraum hinweg. Hinter welchen Briefen steckt ein Rechtsgeschäft? Haben Sie dafür auch die erforderliche Vollmacht, und unterschreiben Sie mit dem dafür notwendigen rechtlichen Zusatz? Wenn nicht, sollten Sie das vorab klären. Sprechen Sie die Rechtsabteilung an, ob und welche Vollmachten Sie wofür benötigen. Je nachdem, um welche Vollmacht es sich handelt, ergeben sich unterschiedliche rechtliche Konsequenzen.
Unterschriftenzusätze und ihre rechtlichen Konsequenzen:
- Einzel- oder Sondervollmacht: Sie unterschreiben mit „i. A.“ (im Auftrag).
Beispiel: Ihr Chef überträgt Ihnen die Verantwortung für die Organisation eines großen Sommerfestes. Sie erhalten von ihm eine schriftliche Sonder - vollmacht und dürfen alle Verträge oder Geschäfte, die mit der Organisation dieses Events zu tun haben, mit dem Unterschriftenzusatz „i. A.“ unterschreiben. Wenn die Veranstaltung vollständig abgewickelt ist, erlischt die Vollmacht automatisch. Rechtliche Konsequenz: Ihr Chef beauftragt Sie mit einer bestimmten Aufgabe. Alle externen Geschäftspartner können an dem Unterschriftenzusatz „i. A.“ erkennen, dass Ihr Chef Sie dazu bevollmächtigt hat, dieses Rechtsgeschäft in seinem Namen abzuschließen.
Kommt es zu einem Rechtsstreit, der sich daraus entwickelt, muss Ihr Chef bzw. Ihr. Unternehmen die rechtlichen Konsequenzen tragen.
- Gattungsvollmacht: Sie unterschreiben mit „i. A.“ (im Auftrag).
Beispiel: Ihr Chef überträgt Ihnen beispielsweise die rechtliche Vollmacht, Geschäftsreisen zu buchen, Büromaterialien einzukaufen, Veranstaltungsräume zu mieten, Honorare für Redner anzubieten und zu verein- baren etc. Die Gattungsvollmacht erlischt, wenn Ihr Chef sie widerruft oder wenn Sie Ihre Stelle nicht mehr innehaben.
Rechtliche Konsequenz: Ihr Chef überträgt Ihnen die schriftliche Vollmacht für alle alltäglichen Aufgaben im Rahmen Ihrer Stelle. Auch hier erkennen alle externen Geschäftspartner an dem Zusatz „i. A.“, dass Sie zur Durchführung des jeweiligen Rechtsgeschäfts berechtigt sind. Achtung: Ihre Vollmacht bezieht sich nur auf die Rechtsgeschäfte, die im Rahmen Ihrer Sekretariatsaufgaben liegen! Alle Handlungen, die damit verbunden sind, liegen in Ihrem Verantwortungsbereich. Im Falle eines Rechtsstreits haftet jedoch Ihr Chef bzw. das Unternehmen.
- Handlungsvollmacht: Sie unterschreiben mit „i. V.“ (in Vollmacht). Vorsicht: „i. V.“ heißt nicht „in Vertretung“ und ist nicht gleichzusetzen mit „i. A.“.
Beispiel: Ihr Chef muss für eine gewisse Zeit ins Krankenhaus. Er bespricht mit Ihnen vorher genau, welche Geschäfte in diesem Zeitraum anstehen, zum Beispiel Einkauf von Materialien für die Produktion, Abschluss von Verträgen mit Lieferanten usw.
Rechtliche Konsequenz: Alle geschäftsüblichen Rechtsgeschäfte, die Ihr Chef in der Regel tätigt, übernehmen in dieser Zeit Sie. Allerdings beschränkt sich Ihre Handlungsvollmacht tatsächlich nur auf die Geschäfte, die er üblicherweise tätigt. Im Falle eines Rechtsstreits haftet Ihr Chef bzw. das Unternehmen. Außergewöhnliche Rechtshandlungen wie etwa der Verkauf von Grundstücken oder das Beleihen von Firmeneigentum sind Ihnen jedoch nicht erlaubt. Die Handlungsvollmacht erlischt, wenn Ihr Chef sie widerruft, Sie Ihre Stelle nicht mehr innehaben, bei Insolvenz und beim Verkauf des Unternehmens.