Frage: Was bedeutet „ppa.“?
Bei „ppa.“ handelt es sich um die Abkürzung für die Unterschriftenvollmacht „per prokura“. Die Prokura eines Mitarbeiters wird im Handelsregister eingetragen.
Das „ppa.“ muss handschriftlich erfolgen
Nach §51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt.
Was sich kompliziert anhört, bedeutet: Er muss zusätzlich zu seiner Unterschrift ein Kürzel machen, aus dem zu erkennen ist, dass er Prokura hat. Das „ppa.“ muss also handschriftlich erfolgen. Dabei handelt es sich allerdings um eine bloße Ordnungsvorschrift. Ihre Verletzung macht die Zeichnung nicht unwirksam.
Das sagt die DIN dazu
In der DIN 5008 finden sich nur Beispiele, in denen das „ppa.“ mit dem PC geschrieben wurde. Wir empfehlen, das „ppa.“ handschriftlich zu vermerken.
Frage: In welchen Fällen ist „i. V.“ richtig?
Diese Abkürzung bedeutet „in Vollmacht“. Gehen Sie deshalb nicht leichtfertig mit dieser Abkürzung um: In vielen Unternehmen wird diese Vollmacht mit einem offiziellen Schreiben durch die Geschäftsleitung verliehen.
Frage: Wann setze ich denn „i. A.“ ein?
„i. A.“ bedeutet „im Auftrag“. In einigen Firmen kann jeder mit „i. A.“ unterschreiben, in anderen Firmen ist dazu eine Ermächtigung des Vorgesetzten erforderlich, da die Unterschriftshierarchien klar geregelt sind.
Wir empfehlen eine Unterschriftenregelung für jedes Unternehmen.
Beachten Sie
Nach dem „i.“ steht ein Leerzeichen. Außerdem sollten „i. V.“ und „i. A.“ ebenso wie „ppa.“ handschriftlich vor die Unterschrift gesetzt werden.
Vertretungsvollmachten und ihre Bedeutung
Um nicht alle Briefe und Dokumente selbst unterschreiben zu müssen, kann Ihr Chef Ihnen oder einem anderen Mitarbeiter nach §§ 48 ff. HGB eine Handlungsvollmacht erteilen. Dabei werden verschiedene Arten der Vollmacht unterschieden:
Die Einzelvollmacht gilt für einmalige Handlungen. Die Unterschrift muss durch den Zusatz „i. A.“ (im Auftrag) gekennzeichnet werden. Die Vollmacht sollte, muss aber nicht schriftlich erteilt werden.
Die Artvollmacht gilt bis auf Widerruf für den Abschluss von Geschäften gleicher Art. Die Unterschrift muss durch den Zusatz „i. V.“ (in Vollmacht) gekennzeichnet werden. Diese Vollmacht muss von der Geschäftsleitung schriftlich erteilt werden.
Eine Prokura muss nicht nur schriftlich erteilt, sondern sogar ins Handelsregister eingetragen werden und gilt bis zur Löschung. Ein Prokurist darf alle Geschäfte tätigen, die in dem Handelsgewerbe vorkommen, in dem er tätig ist. Ausgeschlossen sind lediglich Rechtshandlungen, die das Unternehmen unmittelbar betreffen. Dazu zählen vor allem Geschäftsauflösungen, die Erteilung der Prokura an Mitarbeiter, die Unterzeichnung einer Bilanz oder die Aufnahme von neuen Gesellschaftern. Diese Funktion muss durch den Zusatz „pp“ oder „ppa.“ (per procura) vor dem Namen kenntlich gemacht werden. „Per procura“ ist lateinischen Ursprungs und bedeutet „durch den Stellvertreter, Verwalter oder Geschäftsführer“.
Da die Kürzel „i. A.“, „i. V.“ und „pp“ oder „ppa.“ rechtlich verbindliche Vertretungsvollmachten kennzeichnen, müssen alle Dokumente mit Außenwirkung die Unterschrift und den entsprechenden Zusatz enthalten.