Gibt es für die Dauer der Abwesenheit Ihres Chefs einen Stellvertreter oder gibt es eine Vertretungsregelung, haben Sie es relativ einfach. Statt für Ihren Chef arbeiten Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs für seinen Stellvertreter. Ist das nicht der Fall, müssen Sie vorab klären, wie weit Ihre Befugnisse während der Abwesenheit Ihres Chefs reichen.
Klären Sie die Zugriffsrechte auf den PC Ihres Chefs
Während der Abwesenheit Ihres Chefs – vielleicht weil er in Urlaub ist -, türmen sich möglicherweise über Wochen wichtige E-Mails in seinem elektronischen Postfach. Das Problem wird noch verschärft, wenn Ihr Chef an seinem Urlaubsort keine Möglichkeit hat, seine E-Mails abzurufen.
Darum sollten Sie klären, ob und in welchem Umfang Sie in der Abwesenheit Ihres Chefs auf sein Computerpostfach zugreifen können. Idealerweise lesen Sie ohnehin die E-Mails Ihres Chefs, sortieren diese vor und bearbeiten bereits, was Sie bearbeiten können, bevor er sich darum kümmert.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Falls Sie zu den wenigen Sekretärinnen gehören, die keinen permanenten Zugriff auf das E-Mail-Postfach ihres Vorgesetzten haben, lassen Sie sich vor der ersten (längeren) Abwesenheit Ihres Chefs von Ihrem Chef klar und deutlich sagen, was Sie dürfen und was Sie nicht dürfen: Worauf dürfen Sie zugreifen, worauf nicht? Am einfachsten funktioniert dies, indem Sie sich über Ihre EDV-Abteilung Lese-/Schreibrechte einräumen lassen und so auf seinen PC zugreifen können.
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Dürfen Sie in der Abwesenheit Ihres Chefs Mitarbeitern Anweisungen geben?
Wenn ja, dann muss Ihr Chef Ihnen sein Direktionsrecht ausdrücklich übertragen, sofern sich Ihre vorübergehende Weisungsbefugnis nicht bereits aus der Stellvertretungsregelung Ihrer Stellenbeschreibung ergibt.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: verschickt. Ist der zeitweise Übergang des Direktionsrechts während der Abwesenheit Ihres Chefs auf Sie für die Mitarbeiter nicht klar, sollten Sie darauf bestehen, dass Ihr Chef Ihre Kompetenzausweitung vor seiner Abreise seinen Mitarbeitern mitteilt. Am besten setzen Sie eine E-Mail auf, in der Ihre Befugnisse aufgelistet sind und die Ihr Chef an "seine Mannschaft". Oder aber Sie beide berufen eine Abteilungsversammlung ein, in der Ihre Rechte kommuniziert werden.
Und so könnte Ihre Befugnis während der Abwesenheit Ihres Chefs aussehen
In der Zeit vom 12. Juli bis 23. Juli vertritt Gisela Schröder mich weit gehend. Sie ist befugt, Arbeiten zu delegieren, und moderiert die Abteilungsbesprechung. Ich bitte Sie, Frau Schröder in dieser Zeit besonders zu unterstützen.
Danke schön.
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