E-Mails sind ein schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel. Ein Klick, und schon hat Ihre Nachricht den Empfänger erreicht. Aber: Was viele nicht wissen – auch E-Mails unterliegen dem Datenschutz, und gerade bei E-Mails kann der Datenschutz schneller verletzt werden, als Sie vielleicht denken. Denn: E-Mail-Adressen dürfen im Rahmen des Datenschutzgesetzes nicht so ohne Weiteres für andere sichtbar gemacht werden. Das ist aber oft der Fall, wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden.
Nach dem Datenschutzgesetz muss Ihnen jeder einzelne Empfänger eine ausdrückliche Erlaubnis geben, seine E-Mail-Adresse auch für die anderen Empfänger sichtbar zu machen. Insbesondere beim Versenden von E-Mails an große Verteiler sollten Sie also vorsichtig sein, wenn Sie nicht gegen das Datenschutzgesetz verstoßen möchten.
Assistenz & Sekretariat inside hat hier für Sie eine einfache Lösung: Sie tragen die weiteren Verteiler-Adressen in das BCC-Feld ein, dem Adressfeld für die Blind Carbon Copy, die „nicht sichtbare (oder vertrauliche) Durchschrift“. Das kann datenschutzrechtlich nicht nur beim Versenden an einen großen Verteiler von Bedeutung sein, sondern auch bei E-Mails an mehrere Geschäftspartner, die untereinander nicht in Kontakt stehen. So geben Sie den übrigen Adressaten die jeweils anderen Adressen nicht preis – und dem Datenschutz ist genüge getan. Ansonsten könnten diese unter Umständen in falsche Hände geraten und mit Werbung und Spams überflutet werden.
Das BCC-Feld können Sie übrigens auch in Outlook nutzen. Allerdings ist dies nicht immer in den Standardeinstellungen von Outlook sichtbar. So aktivieren Sie es in Outlook 2007:
- Starten Sie Outlook, wechseln Sie in den E-Mail-Bereich und gehen Sie wie gewohnt vor, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben wollen. Es öffnet sich ein leeres Fenster für eine neue E-Mail.
- Klicken Sie in der Menüleiste des E-Mail-Fensters auf das Wort OPTIONEN, dann FELDER und dann AUF BCC ANZEIGEN. Jetzt erscheint sofort das neue Adressfeld für die Blind-Carbon-Copy in Ihrer E-Mail.
In allen drei Feldern können Sie wie gewohnt die Adressen der Empfänger Ihrer E-Mail eingeben. Unter „An“ tragen Sie die Adresse des ersten Empfängers ein. Unter „CC“ tragen Sie die weiteren Empfänger ein, die für alle sichtbar sein dürfen, und unter BCC diejenigen, deren E-Mail-Adressen Sie vor dem Zugriff anderer schützen wollen.
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