Müssen Sie oder Ihr Chef in den sauren Apfel beißen und die Leistungen eines ausscheidenden Mitarbeiters aus der Sicht des Vorgesetzten beurteilen? Am liebsten wäre Ihnen da ein vom Mitarbeiter bereits vorgefertigter Entwurf - ein durchaus übliches Verfahren in vielen Unternehmen. Doch selbst wenn es so einen Entwurf gibt, müssen Sie bei der korrekten Formulierung eines Arbeitszeugnisses noch eine ganze Menge bedenken.
Warum ist es nur so schwierig ein Arbeitszeugnis zu formulieren?
Mit einem guten oder einem schlechten Zeugnis beeinflussen Sie den weiteren beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters. Fällt das Arbeitszeugnis besonders gut aus, hat er optimale Chancen bei der Stellensuche. Mit einem schlechten Zeugnis hingegen können Sie ihm seinen weiteren Berufsweg gründlich erschweren. Auf Ihnen lastet also eine große Verantwortung.
Mein Tipp:
Bleiben Sie bei allen Angaben bei der reinen Wahrheit. Dann brauchen Sie sich um die Konsequenzen des von Ihnen formulierten Arbeitszeugnisses für den Empfänger keine Gedanken zu machen. Das hätte er dann vielleicht besser selber im Vorfeld machen sollen.
Woran Sie immer denken sollten: Das Arbeitszeugnis eines Mitarbeiters ist ebenso Visitenkarte Ihres Unternehmens wie jegliche Korrespondenz die Sie führen. Deshalb: Je sympathischer, sauberer und präziser Sie das Arbeitszeugnis ausstellen, desto besser verkaufen Sie auch das Image Ihres Unternehmens. Denn wo wird sich Ihr ehemaliger Mitarbeiter vielleicht bewerben? Richtig, bei der Konkurrenz. Und die sollte nicht anhand eines (falschen) Arbeitszeugnisses Rückschlüsse auf Ihr Unternehmen ziehen können.
Nicht immer müssen Sie ausführliche Texte verfassen, wenn ein Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangt. Diese beiden Zeugnisarten stehen zur Auswahl:
Das einfache Arbeitszeugnis
Das einfache Zeugnis wird auch Arbeitsbescheinigung genannt und meistens dann verlangt, wenn der Mitarbeiter damit rechnet, negativ beurteilt zu werden. Zukünftige Arbeitgeber deuten deshalb eine reine Arbeitsbescheinigung, die keinerlei Wertung der Arbeitsleistung enthält, häufig als negativ.
Wurde das Arbeitsverhältnis innerhalb der Probezeit oder nach einer kurzen Aushilfstätigkeit beendet, kann ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden. Auch wenn der Beschäftigte keine qualifizierte, sondern eine sehr einfache Arbeit verrichtet hat, ist ein ausführliches Arbeitszeugnis häufig nicht möglich. Aber Vorsicht: Ein einfaches Arbeitszeugnis müssen Sie auch dann erstellen, wenn der Mitarbeiter nur wenige Tage im Unternehmen beschäftigt war. Selbst dann müssen Sie seine wesentlichen Aufgaben nennen.
Ein einfaches Arbeitszeugnis muss die folgenden Punkte enthalten:
- Ein Arbeitszeugnis muss ein Datum trage. Das Ausstellungsdatum ist immer das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis endet.
- Vor- und Zunamen sowie Geburtsdatum des Mitarbeiters,
- Art der Beschäftigung (z. B. als Schreibkraft),
- Dauer der Beschäftigung (Beginn und Ende mit Tag, Monat, Jahr),
- Wenn Sie einen einfachen Briefbogen verwenden, gehört der Firmenstempel als Beweis für die Echtheit des Arbeitszeugnisses dazu.
- Ein Vorgesetzter muss das Dokument unterschreiben.
Schreiben Sie auf Firmenbriefbogem oder neutralem Papier. Das Arbeitszeugnis sollte einwandfrei sein, also ohne Tipp- oder Rechtschreibfehler oder gar Flecken und Eselsohren.
Das qualifizierte Arbeitszeugnis
Die Voraussetzung für ein qualifiziertes Zeugnis ist, dass der Mitarbeiter so lange im Unternehmen beschäftigt war, dass fundierte Aussagen über seine Leistungen gemacht werden können.
Neben den Formalitäten für ein einfaches Arbeitszeugnis müssen Sie für das qualifizierte Arbeitszeugnis weitere Regeln berücksichtigen:
- Überschrift "Zeugnis" (bei Zwischenzeugnissen "Zwischenzeugnis"),
- vollständige Angaben zur Person: Vorname, Name, Geburtsname, Geburtsort-
- und -tag (falls Sie mögen auch Adresse),
- akademischer Titel (Dr., Dipl.-Ing.)
- hierarchische Titel (Direktor, Prokurist),
- Dauer des Beschäftigungsverhältnisses; Daten Beginn und Ende
- beschäftigt als ...
- Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitnehmers,
- Angaben über Entwicklung und Aufstieg,
- wahrheitsgemäße Gesamtbewertung der Leistung,
- nachprüfbare Bewertungen von Leistung und Führung,
- Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
- zum Abschluss Wünsche des Arbeitgebers für die Zukunft.
Mein Tipp: Die oben vorgegebene Reihenfolge hat sich beim Aufsetzen eines Arbeitszeugnisses bewährt. Und wenn Sie sich einmal dran gewöhnt haben, ist es für Sie einfacher, fertig gestellte Arbeitszeugnisse auf Vollständigkeit zu prüfen. Mehr zum Thema Arbeitszeugnisse finden Sie in Der Sekretärinnen BriefeManager. Mit vielen Musterbriefen, sogar in Englisch.