Kündigungsschreiben: So formulieren und übergeben Sie es rechtssicher

Rechtswirksame Kündigung - Die richtige Formulierung und Übergabe

Das Kündigungsrecht ist eine komplizierte Angelegenheit. Schnell können Fehler passieren, wenn Ihr Chef z.B. aus betriebsbedingten Gründen eine Kündigung aussprechen muss. Um Fehler zu vermeiden, ist eine rechtlich einwandfreie Vorgehensweise dabei besonders wichtig. 

Tipp: Im Zweifelsfall sollten Sie sich aber auch immer den Rat eines Fachanwaltes einholen. Dann riskieren Sie garantiert keinen Fehler im Ablauf oder in einer Formulierung, der Ihre Firma teuer zu stehen kommen könnte.

Das Kündigungsschreiben: So formulieren Sie es richtig

• Bedenken Sie: Ein Kündigungsschreiben muss nicht unfreundlich sein, nur weil es sich um einen unerfreulichen Anlass handelt.
• Deshalb gilt: Formulieren Sie sachlich, aber freundlich.

Gerade bei einer betriebsbedingten Kündigung können Sie in Ihrem Kündigungsschreiben ein paar Worte zur geschäftlichen Situation sagen.

Denn: Vielleicht hatte es ja in der Vergangenheit bereits Gerüchte gegeben oder andere Kollegen hatten bereits ihr Kündigungsschreiben erhalten.

Sie wissen, dass das Kündigungsrecht eine komplizierte Angelegenheit ist - schnell passieren bei einer Kündigung Fehler, die teuer werden können, wenn es zu einer Auseinandersetzung vor einem Arbeitsgericht kommt. Lesen Sie hier einen Extra-Tipp für rechtsgültige Kündigungsschreiben und vermeiden Sie unnötigen Ärger.

Vermeiden Sie diese Formulierungsfehler in Ihren Kündigungsschreiben

1. Fehler:

• Formulierung: "Hiermit kündigen wir Ihnen zum ..."
• Der Grund: Auch für Kündigungsschreiben gilt, was für andere Korrespondenz gilt: Wenn nicht hiermit, womit sonst?

2. Fehler:

• Formulierung: "Wir bedauern diesen für uns unvermeidlichen Schritt und wünschen Ihnen für Ihren weiteren Lebensweg alles Gute."
• Der Grund: Das klingt sehr abgedroschen und wenig ernst gemeint. 

3. Fehler: 

• Formulierung: "Hochachtungsvoll"
• Der Grund: Diese verstaubte Floskel hat auch in einem Kündigungsschreiben nichts zu suchen.

Ebenfalls unangebracht sind sehr schwungvolle Grußformeln wie:

• "sonnige Grüße" 
• "freundliche Grüße aus der Maximilianstraße"

Besonders knifflig ist die Grußformel am Ende des Kündigungsschreiben. Verabschieden Sie sich nun mit einem "freundlichen Gruß" oder ist das in einer Kündigung unpassend? Hier erfahren Sie, ob und wenn ja, welche abschließende Grußformel Sie verwenden sollten.

Der Entlassungsgrund - Müssen Sie die Kündigung im Schreiben begründen?

Die Antwort: Die Kündigung muss im Kündigungsschreiben nicht begründet werden.

Das gilt selbst dann, wenn das Kündigungsschutzgesetz auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet, der Arbeitnehmer also Kündigungsschutz genießt.

Die Ausnahme: Bei einer Klage müssen Sie Gründe nennen

Wenn der Arbeitnehmer bei Bestehen des Kündigungsschutzes Kündigungsschutzklage erhebt, muss der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitsgericht die Kündigung begründen und das Vorliegen eines anerkannten Kündigungsgrundes beweisen.

Tipp: Lassen Sie Ihr Kündigungsschreiben überprüfen

• Im Zweifelsfall lohnt sich auf jeden Fall eine Überprüfung des Kündigungsschreiben durch spezialisierte Anwälte. Bevor Sie durch einen Formfehler viel Geld für eine aussichtslose Klage zum Fenster hinauswerfen.

Die Unterschrift: Wer muss das Kündigungsschreiben unterschreiben?

Wichtig ist auch die Unterschrift. Darauf sollten Sie achten:

• Es reicht nicht aus, wenn eine Kopie ausgehändigt wird.
• Das Kündigungsschreiben muss von der richtigen Person unterschrieben sein.
• Die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner müssen "kündigungsberechtigt" sein.

"Kündigungsberechtigt" - Wer darf ein Kündigungsschreiben unterzeichnen?

Das sind im Normalfall nur die gesetzlichen Vertreter, also z. B. die Geschäftsführer bei der GmbH, die Vorstände bei der AG.

Beachten Sie:

• In einer GbR müssen alle Gesellschafter das Kündigungsschreiben unterzeichnen!
• Allerdings reicht auch die Unterschrift der Personalchefin oder des Personalchefs aus, wenn im Betrieb allgemein bekannt ist, dass diese kündigungsberechtigt sind.

Wenn kein gesetzlicher Vertreter unterschrieben hat, kann die Kündigung nach § 174 BGB im Zweifel unverzüglich zurückweisen werden.

Muster eines Kündigungsschreibens 

Herr
Max Muster
Musterstr. 99
XXXXX Musterdorf

Kündigung

Sehr geehrter Herr Muster,

wir kündigen das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich mit Wirkung zum XX.XX.200X; hilfsweise zum nächsten zulässigen Zeitpunkt.

Ich weise vorsorglich darauf hin, dass es zur Vermeidung der Minderung von Ansprüchen auf Arbeitslosengeld unerlässlich ist, sich unverzüglich nach Kenntnis des Beendigungszeitpunkts persönlich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden.
 
Mit freundlichem Gruß

XY
Geschäftsführer

Übrigens: Wenn Sie gerade keinen Mitarbeiter sondern lediglich einen Vertrag oder Abonnement kündigen möchten, finden Sie hier einen Musterbrief, den Sie individuell anpassen können.

Die Übergabe des Kündigungsschreiben

Wichtig: Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist nach § 623 BGB nicht mündlich, sondern nur schriftlich möglich. 

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben - am besten vor Zeugen - ausgehändigt hat, reicht das aus. Der Arbeitnehmer muss es nicht lesen. Es hilft also nichts, die Annahme zu verweigern oder das Kündigungsschreiben sofort, ohne es zu lesen, zu zerreißen. Auch dann hat man die Kündigung formwirksam erhalten.

So übergeben Sie ein Kündigungsschreiben rechtssicher

Sind Sie diejenige, die das Kündigungsschreiben dem Mitarbeiter übergeben muss, sollten Sie ein paar Dinge beachten:

• Auch wenn dieser Schritt für Sie sicherlich unangenehm ist, sollten Sie das Kündigungsschreiben nicht zwischen Tür und Angel überreichen. Suchen Sie sich einen möglichst ungestörten Platz. Je nachdem wie der Mitarbeiter die Kündigung aufnimmt, sollten das nicht alle anderen Kollegen mitbekommen.
• Bleiben Sie bei der Übergabe des Kündigungsschreibens freundlich, aber sachlich. Das hilft Ihnen und dem Mitarbeiter mit dieser schwierigen Situation besser zu recht zu kommen.
• Bieten Sie dem Mitarbeiter - soweit möglich - Hilfe und Unterstützung an.
• Rufen Sie einen befreundeten Kollegen hinzu, wenn Sie den Eindruck haben, dass der Mitarbeiter Unterstützung braucht. Vielleicht bieten Sie ihm auch an, sich den Tag frei zu nehmen und schicken Sie ihn nach Hause.  
• Haben Sie in Ihrer Firma einen Betriebsrat können Sie ein Mitglied bitten, Sie bei der Übergabe des Kündigungsschreibens zu begleiten. Sollte der Mitarbeiter Fragen haben, hat er direkt einen Ansprechpartner. Außerdem machen Sie so deutlich, dass die Kündigung in Kenntnis des Betriebsrates erfolgt.
• Lassen Sie sich die Übergabe des Kündigungsschreiben auf jeden Fall sofort bestätigen. Hierfür reicht eine einfache Empfangsbestätigung.

Kündigungsübergabe per Post - Sorgen Sie für eine sichere Zustellung

Schwieriger ist es, wenn der Arbeitgeber versucht, das Kündigungsschreiben dem Arbeitnehmer zu Hause zuzustellen. Verbreitet ist das Gerücht, dass das Einschreiben/Rückschein die sicherste Art der Zustellung ist - Das ist jedoch falsch.

So sorgen Sie für eine sichere Zustellung des Kündigungsschreiben

• Am sichersten ist die Zustellung des Kündigungsschreibens per Gerichtsvollzieher oder per Bote (Zeuge).
• Sogar ein Einwurfeinschreiben ist sicherer als das beliebte Einschreiben per Rückschein. Der Empfänger des R-Einschreiben ist nämlich nicht verpflichtet das Einschreiben bei der Post abzuholen, wenn es dort hinterlegt worden ist.