Anke Schweiger, Bremen: Mein Chef muss sehr oft Briefe unterschreiben. Er hat weder Zeit noch Lust, jeden einzeln von Hand zu unterschreiben. Deshalb habe ich seine Unterschrift eingescannt. Hat es Konsequenzen, wenn ich statt der Originalunterschrift die eingescannte unter einen Brief setze?
Office Korrespondenz aktuell rät:
Das kommt auf die Art des Schreibens an. Bei Serienbriefen, Werbebriefen oder Begleitschreiben können Sie ohne Bedenken die eingescannte Unterschrift verwenden.
Dagegen sollte Ihr Chef persönlichere Briefe, zum Beispiel Einladungen an einen kleinen, ausgewählten Personenkreis, von Hand unterschreiben – das wirkt stilvoller und persönlicher.
Bei einigen Dokumenten verlangt das Gesetz ausdrücklich die eigenhändige Unterschrift. Sie ist beispielsweise Pflicht bei
- einer arbeitsrechtlichen Kündigung oder einem Auflösungsvertrag (§ 623 BGB),
- dem Arbeitszeugnis (§ 630 BGB, § 73 HGB),
- dem Versprechen einer Leibrente (§ 761 BGB),
- einer Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB),
- einem Schuldanerkenntnis, also einem Vertrag, der das Bestehen einer Schuld anerkennt (§ 781 BGB),
- einem Testament (§ 2247 Abs. 1BGB)
In manchen Fällen lässt die neueste Gesetzgebung die qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a BGB und den Versand per E-Mail zu, zum Beispiel bei der Kündigung eines Mietvertrags.
Generell gilt: Verträge muss Ihr Chef selbst unterschreiben! Selbst wenn das Gesetz keine Schriftform verlangt – wie bei Kauf- oder Lieferverträgen –, die eigenhändige Unterschrift hat Beweiskraft vor Gericht, die eingescannte Unterschrift dagegen nicht. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Chef wirklich damit einverstanden ist, dass Sie seine Unterschrift scannen.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Wenn Sie erst kurz mit Ihrem Chef zusammenarbeiten, lassen Sie sich die Erlaubnis zum Unterschriften-Scan die ersten Male gegenzeichnen.