1.Für Sitzungen des Aufsichtsrats muss eine Niederschrift (Protokoll) angefertigt werden. Sie wird vom Vorsitzenden und in der Regel von einem weiteren Aufsichtsratsmitglied unterschrieben.
2.Das Protokoll muss den Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Tagesordnungspunkte, den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen und die Beschlüsse des Aufsichtsrats wiedergeben.
3.Jedem Mitglied des Aufsichtsrats ist auf Verlangen eine Abschrift des Protokolls auszuhändigen (vgl. § 107 Abs. 2 AktG). Eingebürgert hat sich eine automatische Verteilung.
4.Die Beschlüsse müssen Sie vollständig und genau protokollieren.
5.Besteht keine Einstimmigkeit, geben Sie Ja- und Nein-Stimmen sowie die Enthaltungen an.
6.Verzichten Sie auf bloße stichwortartige Aufzeichnungen. Sie geben nicht den kompletten Inhalt wieder und sind deshalb nicht rechtssicher.
7.Für den Beratungsablauf reicht es, wenn Sie den wesentlichen Inhalt angeben.
8.Einer förmlichen Genehmigung des Protokolls bedarf es nicht. Es ist jedoch üblich, dass in Aufsichtsratssitzungen das jeweilige Protokoll der vorangegangenen Aufsichtsratssitzung formell genehmigt wird.
9.Das Protokoll hat eine Beweisfunktion! Der Leser geht davon aus, dass die Beschlüsse so gefasst wurden, wie sie im Protokoll erscheinen.
10.Die ordnungsgemäße Niederschrift ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Aufsichtsratsbeschlüsse (§ 107 Abs. 2 Satz 3 AktG).
Achten Sie darauf, dass Sie das fertige Protokoll zeitnah verteilen. Es muss spätestens zur nächsten Aufsichtsratssitzung zur Genehmigung vorliegen.