In der Praxis kommt es z. B. häufig vor, dass Sekretärinnen mit i. A. unterschreiben, obwohl sie keine schriftliche Vollmacht für diesen Unterschriftszusatz haben. Der Empfänger aber geht davon aus, dass Sekretärinnen, die ihre Unterschrift mit dem Zusatz i. A. versehen, berechtigt sind, im Namen Ihres Chefs zu handeln. Er nimmt an, dass bei einem eventuellen Rechtsstreit der Chef bzw. das Unternehmen für den entstandenen Schaden gerade steht.
Vorsicht: Wenn Sie keine schriftliche Vollmacht für den Zusatz i. A. von Ihrem Chef haben, sollten Sie diesen auch nicht verwenden, damit Sie bei einem eventuellen Rechtsstreit nicht Probleme bekommen.
Was machen Sie, wenn wichtige Briefe während der Abwesenheit Ihres Chefs versandt werden müssen?
Ihr Chef steht vor einem Kurzurlaub oder einer dringenden Geschäftsreise. Er hat Ihnen noch ein Band mit wichtiger und termingebundener Korrespondenz diktiert. Es gibt zwei Möglichkeiten, damit die Briefe während seiner Abwesenheit rechtswirksam unterschrieben und versandt werden können:
1. Nach Diktat verreist
Alles was Sie zu diesem Hinweis wissen und beachten müssen, lesen Sie im Tipp Nach Diktat verreist.
2. pro abs.
Sie schreiben pro abs. Die Abkürzung steht für "pro absente" - das ist lateinisch und bedeutet "für den Abwesenden". Der Brief kann dann stellvertretend von Ihnen oder einem anderen Mitarbeiter unterschrieben werden, der für diesen Vorgang eine entsprechende Vollmacht hat.
Freundliche Grüße nach Köln
Klaus-Dieter Jürgoleit
pro abs.
ppa. Raimund Friedrichs
Raimund Friedrichs
Personalleiter
Für diese Variante ist anzumerken, dass das Kürzel nicht für jeden verständlich ist und zu Missverständnissen führen kann.
Der Praxis-Tipp: Bestehen Sie in Ihrer Firma auf eindeutige Regelungen, wer die Briefe während der Abwesenheit des Chefs unterschreiben darf und in welcher Form dies geschehen soll. Sinnvoll ist eine schriftliche Vollmacht, mit der Ihr Chef die Unterschriftenregelung während seiner Abwesenheit festlegt.
Das Sekretärinnen Handbuch empfiehlt folgende Gestaltung:
Freundliche Grüße aus Köln
Jürgoleit GmbH
Klaus-Dieter Jürgoleit
i.A. Sabine Schuster
Sabine Schuster