Der Zusatz „i. A.“ taucht in Firmenschriftstücken schon fast inflationär auf. Nur die Wenigsten wissen aber über die rechtlichen Konsequenzen dieses Zusatzes Bescheid. Der lockere Umgang mit Vollmachten bleibt meist unbeachtet, denn solange es keinen Kläger gibt, gibt es auch keinen Richter. Erst wenn es zu Rechtsstreitigkeiten kommt, tauchen Haftungsfragen auf, die sich auch am Unterschriftenzusatz orientieren.
Grund genug für Sie als Sekretärin und Assistentin, zu wissen, welcher Unterschriftenzusatz welche rechtlichen Konsequenzen für Sie nach sich ziehen kann und welche Vollmacht Ihr Chef Ihnen für den jeweiligen Unterschriftenzusatz offiziell ausstellen muss.
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Unterschriftenzusätze und ihre rechtlichen Konsequenzen
1. Einzel- oder Sondervollmacht
Vollmacht für ein einzelnes Projekt. Sie unterschreiben mit i. A. (im Auftrag).
Beispiel: Ihr Chef beauftragt Sie mit der Organisation des Betriebsausflugs. Er stellt Ihnen dazu eine Vollmacht aus. Sie dürfen alle Dokumente, die mit dieser Organisation zu tun haben, mit dem Zusatz i. A. unterschreiben.
Rechtliche Konsequenz: Alle beteiligten Geschäftspartner können am Unterschriftenzusatz erkennen, dass Sie im Namen Ihres Chefs handeln, weil dieser Sie dazu bevollmächtigt hat. Im Falle eines Rechtsstreits müssen Ihr Chef beziehungsweise das Unternehmen die rechtlichen Konsequenzen tragen. Sobald der Anlass nicht mehr gegeben ist, erlischt diese Vollmacht automatisch.
2. Gattungsvollmacht
Vollmacht für einen Geschäftskomplex. Sie unterschreiben mit i. A. (im Auftrag).
Beispiel: Ihr Chef stellt Ihnen eine Vollmacht aus, die Sie dazu berechtigt,
zum Beispiel alle Geschäfte zu tätigen, die im Rahmen Ihrer Stellenbeschreibung als Assistentin anfallen. Beispiele: Büromaterialien bestellen, Geschäftsreisen und Konferenzräume buchen.
Rechtliche Konsequenz: Auch in diesem Fall wissen die Geschäftspartner Ihres Unternehmens, dass Sie im Auftrag Ihres Chefs handeln und zur Durchführung eines Rechtsgeschäfts in seinem Namen befugt sind. Bei einem Rechtsstreit haftet auch hier Ihr Chef beziehungsweise das Unternehmen, so lange Sie Ihre Kompetenzen im Rahmen der Vollmacht nicht überschritten haben. Diese Vollmacht erlischt, wenn Ihr Chef sie widerruft oder Ihr Arbeitsverhältnis endet.
3. Handlungsvollmacht
Sie unterschreiben mit i. V. (in Vollmacht).
Beispiel: Ihr Chef ist für eine gewisse Zeit verreist oder liegt im Krankenhaus und überträgt Ihnen mit einer Vollmacht alle Geschäfte, die in dieser Zeit anstehen.
Rechtliche Konsequenz: Sie übernehmen in Abwesenheit Ihres Chefs seine Geschäfte. Achtung: Diese Vollmacht gilt nur für die Geschäfte, die er üblicherweise erledigt. Außergewöhnliche Geschäfte, wie etwa der Verkauf von Firmeneigentum oder die Vergabe von Mitarbeiterdarlehen, sind Ihnen nicht erlaubt. Diese Handlungsvollmacht erlischt automatisch, wenn Ihr Chef sie widerruft, Sie Ihre Stelle nicht mehr innehaben, bei Insolvenz oder Verkauf des Unternehmens.
4. Prokura
Handelsrechtliche Vollmacht. Sie unterschreiben mit pp. oder ppa. (per procura).
Beispiel: Ihr Chef vertraut Ihnen. Ergibt Ihnen mit dieser Vollmacht uneingeschränkte Handlungsfreiheit und uneingeschränkten finanziellen Spielraum für alle Unternehmensgeschäfte.
Rechtliche Konsequenz: Die Prokura-Vollmacht wird im Handelsregister eingetragen. Sie sind nun dazu berechtigt, alle Geschäfte des Unternehmens, gerichtlich oder nicht, branchenüblich oder branchenfremd, abzuwickeln. Für Rechtsfolgen haftet das Unternehmen. Sie selbst können nur zur Verantwortung gezogen werden, wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt haben. Die Prokura erlischt, wenn Ihr Chef sie widerruft, Ihr Arbeitsverhältnis endet, bei Geschäftsinsolvenz oder Verkauf des Unternehmens.
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