Eine Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen kann als Verletzung von Mitwirkungspflichten im Sinne der §§ 140 ff. AO zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen. Die Finanzbehörde kann sich in einem solchen Fall an der oberen Grenze des Schätzungsrahmens orientieren, weil der Steuerpflichtige möglicher Weise solche Grundlagen verheimlichen möchte. Ferner drohen Bußgelder nach dem UStG und im äußersten Fall sogar strafrechtliche Folgen (Verletzung der Buchführungspflicht, § 283b StGB, Bankrott, § 283 StGB). Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht liegt insbesondere im Fall der Vernichtung von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor.
In welcher Form müssen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist gelagert werden?
Für die Form der Lagerung innerhalb der Aufbewahrungsfrist macht der Gesetzgeber die folgenden Vorgaben:
- Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollerklärung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichten oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind im Original aufzubewahren
- Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
- Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.
So organisieren Sie Ihre Ablage im Bezug auf Aufbewahrungsfristen
Erstellen Sie eine Liste mit den für Sie wichtigsten Unterlagenarten, und legen Sie grundsätzlich fest, welche Unterlagenarten Sie wie lange aufheben wollen bzw. aus gesetzlichen Gründen aufheben müssen. Um sicher zu gehen, dass Ihre Liste wirklich korrekt und vollständig ist, sollten Sie die Aufbewahrungsfristen zusätzlich auch mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Für einen besseren Überlick hat es sich bewährt, die verschiedenen Unterlagenarten nicht nur alphabetisch, sondern auch - je nach Aufbewahrungsfrist - farblich zu sortieren. Das erleichtert Ihnen zu erkennen, wann Sie ein Schriftstück in Ihr Archiv verlagern und der Vernichtung zuführen können.
Versehen Sie jeden Schriftgutbehälter, der in Ihr Archiv ausgelagert wird, mit einem gut sichtbaren Vermerk wann die Aufbewahrungsfrist ablaufen wird, und halten Sie diese Information in einer Liste, am besten per Datenbank erstellt, fest. Am Jahresende finden Sie so mit nur einem Mausklick die nun "vernichtungsreifen" Unterlagen und können zeitnah Platz schaffen.
Ein weiterer Vorteil einer optimal geführten Datenbank: Sie können das Ausdünnen Ihres Bestandes auch an eine Person Ihres Vertrauens delegieren. Mit der Liste in der Hand wird diese keine Schwierigkeiten haben, beispielsweise einmal im Jahr Ihren Archivbestand auf Vordermann zu bringen.
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, haben Sie mehrere Möglichkeiten der Entsorgung. Benutzen Sie bei sensiblen Informationen immer einen Reißwolf, alles andere können Sie (bei vertretbaren Mengen) in die Papiertonne geben.
Mein Tipp: Steht wieder die alljährliche Vernichtungswelle an, sollten Sie sich bereits im Vorfeld einen Überblick über die zu vernichtende Papiermenge machen. Stundenlang den Reißwolf mit Kontoauszügen deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist zu füttern, muss nicht sein. Es gibt bundesweit spezialisierte Fachunternehmen, die Ihnen höchste Sicherheit bei der Vernichtung Ihrer Unterlagen gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) garantieren. Diese stellen Ihnen sogenannte Sicherheitscontainer zu Verfügung. Einfach die sensiblen Unterlagen rein werfen und fertig.