Sie können Ihre Rechnungen formal so gestalten, wie es Ihnen gefällt. Jedes Schreiben, mit dem Ihr Unternehmen eine Lieferung oder eine Leistung abrechnet, ist eine Rechnung. Dabei ist es egal, ob das Wort „Rechnung“ auf dem Dokument steht oder nicht.
Inhaltlich gibt es allerdings einige Regeln, die Sie beachten sollten. Der Fiskus verlangt eine ganze Reihe von Pflichtangaben auf Rechnungen. Wenn Sie eine Rechnung nicht korrekt ausstellen, kann es passieren, dass Ihr Kunde sie nur netto, das heißt ohne Umsatzsteuer, bezahlt, weil er die 19 Prozent Vorsteuer nicht ziehen darf. Denn ihm wird vom Finanzamt der Vorsteuerabzug gestrichen, wenn Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung fehlen. Sie können sich vorstellen, dass Ihr Kunde darüber nicht begeistert sein wird.
Genauso wichtig ist es, dass die Rechnungen, die Ihr Unternehmen erhält, diese Pflichtangaben enthalten. Ansonsten hat Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger den Nachteil des gestrichenen Vorsteuerabzugs.
Sie sehen: Es ist vorteilhaft, die Vorschriften genau zu kennen und einzuhalten.
Welche Pflichtangaben notwendig sind, ist vom Bruttobetrag Ihrer Rechnung abhängig. Und welche Pflichtangaben Rechnungen über 150 Euro (brutto, das heißt inklusive Umsatzsteuer) enthalten müssen, lesen Sie in aktuellen Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers – dem umfassenden Korrespondenz-Manager für das moderne Sekretariat – nur sehr empfehlen. Klicken Sie hier ...und testen Sie alle Korrespondenz-Tipps jetzt 14 Tage lang GRATIS!
Bei Rechnungen unter 150 Euro, den Kleinbetragsrechnungen, reichen weniger und zum Teil andere Pflichtangaben aus.
Hier sind die fünf Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen:
| Pflichtangaben nach § 33 UStDV (Umsatzsteuer- Durchführungsverordnung): | Erläuterungen: |
| (A) Ihren Namen und Ihre vollständige Anschrift | Nennen Sie Ihren vollständigen Firmennamen und die Adresse, beispielsweise „Müller GmbH, Siemensstraße 100, 53698 Bonn“. Eine unvollständige Angabe wie „Müller, Bonn“ reicht nicht. |
| (B) Ausstellungsdatum | Geben Sie das Rechnungsdatum an. |
| (C) Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung | Das Finanzamt muss leicht prüfen können, welcher Umsatz abgerechnet wird und welcher Steuersatz – 7 oder 19 Prozent – dafür gilt. Geben Sie genaue Bezeichnungen – zum Beispiel das Modell – an. Sie dürfen handelsübliche Abkürzungen verwenden. |
| (D) Bruttobetrag | Bruttobetrag (= Nettobetrag plus Umsatzsteuer) in einer Summe. Enthält Ihre Rechnung Positionen zu 19 Prozent und 7 Prozent Umsatzsteuer, dann führen Sie die Bruttobeträge getrennt auf. |
| (E) Im Bruttobetrag enthaltener Umsatzsteuersatz (19 oder 7 Prozent – Abkürzung USt. oder MwSt., beides ist möglich!) | Geben Sie den Steuersatz von 19 oder 7 Prozent an, der auf den Nettobetrag entfällt. Bei steuerfreien Umsätzen ergänzen Sie einfach eine Angabe wie zum Beispiel „Ausfuhr“ oder „steuerfreie Vermietung“. |
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