Wie heißt Ihr Unternehmen? Eine richtige Antwort auf diese scheinbar einfache Frage ist gar nicht so leicht. Trägt es den Namen Ihres Chefs? Eine Fantasiebezeichnung? Gehört eine Tätigkeitsangabe dazu? Eine Rechtsform wie AG oder GmbH?
Was viele Unternehmen nicht wissen: Sie dürfen gar nicht frei entscheiden, welcher Name und welche Informationen auf Ihren Geschäftsbrief gehören. Zu den Pflichtangaben gibt es genaue Vorschriften. Hintergrund ist keine bürokratische Regelungswut. Es geht vielmehr darum, die Geschäftspartner darüber zu informieren, mit wem genau sie Verträge schließen - und an wen sie sich im Streitfall werden können.
Bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben auf Ihrem Geschäftsbrief drohen Bußgelder
Verstöße können teuer werden. Verstößt ein Unternehmen gegen die Vorschriften, kann das unangenehm werden: Es drohen Buß- und Zwangsgelder bis zu 5.000 Euro.
Sie können in Rechtsscheinhaftung genommen werden. Das bedeutet: Wenn der Firmenname auf dem Geschäftsbrief den Anschein erweckt, dass der Inhaber Kaufmann sei, dann wird er auch so behandelt. Das heißt: In diesem Fall gelten für ihn die strengeren Vorschriften des HGB.
Ihr Unternehmen handelt unter Umständen wettbewerbswidrig und kann von Konkurrenten und Wettbewerbszentralen kostenpflichtig auf Unterlassung in Anspruch genommen werden. Ihr Unternehmen kann sich sogar schadensersatzpflichtig machen. Führen die Angaben auf dem Geschäftsbrief den Kunden in die Irre, muss das Unternehmen zudem mit wettbewerbsrechtlichen, kostenpflichtigen Abmahnungen rechnen.
Argumente genug, sich einmal mit den Pflichtangaben auf Ihrem Geschäftsbrief zu beschäftigen, um ab sofort auf der sicheren Seite zu sein.
Das hat Das Sekretärinnen Handbuch für Sie bereits getan. Das Kapitel G37 "Geschäftsbrief, notwendige Angaben" wurde nach dem neuen EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister), das am 1. Januar 2007 in Kraft getreten ist verfasst und von Christoph Pie, Rechtsanwalt geprüft.
Auf welchem Geschäftsbrief Sie die Pflichtangaben machen müssen
Die hier dargestellten Vorschriften gelten nur für den Geschäftsbrief. Der umfasst den gesamten geschäftlichen Schriftverkehr mit Partnern und Kunden, das heißt jede nach außen gerichtete geschäftliche Mitteilung, die an einen bestimmten Empfänger oder einen bestimmten Empfängerkreis gerichtet ist, gleich in welcher Form sie erfolgt:
- Angebote,
- Auftragsbestätigungen,
- Rechnungen, Mahnungen,
- Quittungen, sofern diese die erste geschäftliche Mitteilung sind,
- Empfangsbestätigungen.
Ob Sie den Geschäftsbrief per Post, Fax oder E-Mail verschicken, ist dabei unwichtig. Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein.
Die gleichen Regeln wie für den Geschäftsbrief gelten auch für E-Mails
Am 1. Januar 2007 ist eine neue Fassung des EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) in Kraft getreten. Diese neue Fassung stellt eindeutig klar, dass die Pflichtangaben für den Geschäftsbrief auch in geschäftlichen E-Mails auftauchen müssen.
Beachten Sie: Es ist nicht ausreichend, eine elektronische Visitenkarte mitzuschicken, in der alle Angaben enthalten sind. Die Pflichtangaben müssen in der E-Mail selbst stehen.