Nicht jedes Unternehmen hat ein eigenes Personalbüro. Dann sind meist Sie die letzte Anlaufstelle und für das Aushändigen der Unterlagen verantwortlich. Folgendes sollten Sie in so einem Fall beachten:
1. Sie müssen dem Ex-Mitarbeiter seine Arbeitspapiere und sein Zeugnis unverzüglich aushändigen. Das heißt: am besten gleich am letzten Arbeitstag. Wenn das nicht geht, spätestens nach einer Woche.
2. Mit einer formlosen Erklärung, der so genannten Ausgleichsquittung, bestätigt der Mitarbeiter, die in der Erklärung aufgezählten Leistungen erhalten zu haben, und verzichtet auf weitere Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis.
Die Ausgleichsquittung besteht im Grunde aus zwei Teilen:
- der Empfangsbestätigung, mit der der Mitarbeiter den Erhalt seiner Arbeitspapiere bestätigt, und
- einer Verzichtserklärung, mit der er bescheinigt, dass er aus dem Arbeitsverhältnis und seiner Beendigung keine Ansprüche mehr gegen das Unternehmen geltend macht.
Achtung: Zur Unterzeichnung der Verzichtserklärung können Sie den Mitarbeiter nicht zwingen. Wenn er die Verzichtserklärung nicht unterschreiben will, müssen Sie das hinnehmen und ihm seine Papiere trotzdem anstandslos aushändigen.
Formulierungstipp für die Ausgleichsquittung:
Anlässlich meines Austritts aus der Firma XY bestätige ich, richtig ausgefüllt und vollständig erhalten zu haben:
1. Versicherungsunterlagen, Versicherungsnachweis, Versicherungsnachweisheft oder entsprechende Unterlagen
2. Sozialversicherungsnachweis
3. Lohnsteuerkarte für das Jahr 200X
4. Zeugnis
5. Mein gesamtes ausstehendes Arbeitsentgelt
6. Meinen mir zustehenden Urlaub bzw. ... € Urlaubsabgeltung
7. Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit
Ab hier beginnt die Verzichtserklärung, die der Mitarbeiter nicht zwingend unterschreiben muss.
Ich erkläre hiermit weiterhin, dass ich keine Ansprüche mehr gegen die Firma XY habe. Ferner erkläre ich, dass ich den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses nicht gerichtlich geltend machen werde und mir keine Ansprüche mehr gegen die Fa. XY zustehen.
Die obige Erklärung habe ich sorgfältig durchgelesen, inhaltlich sowie in ihrer Tragweite verstanden, nach ausreichender Bedenkzeit eigenhändig unterschrieben und bin mit ihr einverstanden.
Datum und Unterschrift Mitarbeiter