Was Sie seit dem 18. August 2006 bei Absagen auf Bewerbungen unbedingt beachten müssen
Nach §1 AGG besteht das Ziel des Gesetzes darin, Benachteiligungen für die Beschäftigten aus Gründen der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.
Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer einschließlich Auszubildende sowie Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis.
Also: Vorsicht bei Absagen auf Bewerbungen!
Eine Absage auf eine Bewerbung muss unter allen Umständen so formuliert sein, dass der Bewerber nicht behaupten kann, im Sinne des AGG benachteiligt worden zu sein. Im Falle eines Verstoßes kann sich der Betroffene z.B. in der Personalabteilung oder beim Betriebsrat Ihres Unternehmens oder bei der Antidiskriminierungsstelle des Bundes beschweren.
Und sollte es zum Streitfall kommen, müssen Sie den gesammten Vorgang offen legen. Und Sie müssen nachweisen können, dass der Bewerber nicht diskriminiert wurde. Bei jeder Absage auf eine Bewerbung sollten Sie also beachten, dass Sie das Bewerbermanagement dokumentieren und die komplette Korrespondenz aufbewahren, um alle Richtlinien zu beachten.
Nur konkrete Formvorschriften hierzu sucht man im AGG leider vergebens!
Mein Tipp: Legen Sie für jede Bewerbung einen kleinen Vorgang an, bestehend aus dem Bewerbungsschreiben, der Absage und den gesonderten schriftlichen Vermerken Ihres Chefs. So sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Zumindest was die Vollständigkeit Ihrer Ablage betrifft. Aber Achtung! Legen Sie keinen Bewertungsbogen dazu. Es handelt sich zwar um einen internen Vermerk, aber Sie wissen nie, ob diese Unterlagen nicht jemand sieht, der sie nicht sehen sollte. Alle Vermerke zu einer Bewerbung, die sich nicht nur auf die fachliche und persönliche Eignung des Bewerbers beziehen, bieten eine Angriffsfläche.
Das sollten Sie bei internen Vermerken auf einer Bewerbung unbedingt beachten
Hier ein paar Formulierungsvorschläge für interne Vermerke mit denen Sie garantiert bei keiner Absage auf eine Bewerbung in Teufels Küche kommen:
- Die Unterlagen des Bewerbers waren unvollständig und daher konnte die Bewerbung nicht berücksichtigt werden.
- Die in der Bewerbung aufgeführten Fremdsprachenkenntnisse reichen nicht aus.
- Der Bewerber hatte die für die Position erforderlichen Lehrgänge nicht absolviert.
- Der eingestellte Bewerber war besser qualifiziert als die anderen Bewerber.
- Die eingestellte Bewerberin ist besonders teamfähig.
Hat ein Bewerber es aufgrund seiner Bewerbung in die engere Auswahl geschafft und wurde zu einem persönlichen Gespräch eingeladen, muss Ihre interne Dokumentation konkreter sein. Auch hier gilt: Die Dokumentation rund um die Bewerbung braucht gegenüber den Kandidaten nicht offen gelegt zu werden.
Mein Tipp: Legen Sie für Ihr Bewerbermanagement zwei Ablagen an, die nach demselben System funktionieren. So sind Sie im Streitfall abgesichert und haben dennoch alle Informationen rund um den Bewerber und seine Bewerbung griffbereit. Vielleicht erfinden Sie ja für den "bösen" Ordner ein eigenes Kürzel. So können Sie völlig gefahrlos auf der Bewerbung markieren, dass da noch mehr Wissenswertes ist.