Es gibt in vielen Firmen immer wieder Diskussionen darüber, ob Sekretärinnen mit „i. A.“ unterschreiben dürfen oder nur mit ihrem Namen.
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt:
Wenn Sie den Empfängern Ihrer Briefe keinen Anlass für Spekulationen bieten möchten, ist die Unterschriftsvollmacht „i. A.“ die eleganteste Lösung.
„i. A.“ – bedeutet nicht „im Auftrag des Chefs“
Das Recht, mit dem Zusatz „i. A.“ zu zeichnen, wird in größeren Unternehmen offiziell erteilt. Das heißt, Sie unterschreiben im Auftrag des Unternehmens und nicht Ihres Chefs.
Sie unterschreiben ohne Vollmacht mit „i. A.“?
In kleineren Firmen entwickelt sich häufig ein Gewohnheitsrecht, wonach die Sekretärin besonders bei häufiger Abwesenheit des Chefs Standardschreiben mit dem Zusatz „i. A.“ unterzeichnet. Wenn das schon seit längerer Zeit geschieht und von Ihrem Chef bisher geduldet wurde, brauchen Sie eigentlich keine offizielle Erteilung des Zeichnungsrechts mehr.
Da der Zeitraum des Gewohnheitsrechts nicht genau definiert werden kann, schadet es aber nicht, Ihre Unterschriftsvollmacht schriftlich zu regeln, denn Vollmachtsmissbrauch ist strafbar.
Sollten Sie erst kurz in einem Unternehmen arbeiten, empfiehlt Office Korrespondenz aktuell, mit Ihrem Chef ganz klar Ihre Kompetenzen und die damit verbundene Unterschriftsvollmacht abzuklären.
Es soll deutlich werden, dass Ihr Chef diktiert hat?
Will Ihr Chef, dass der Empfänger weiß, dass er den Brief diktiert hat, so kann dies aus dem Text hervorgehen.
Zum Beispiel könnten Sie schreiben:
- Herr Schulte bat mich, diesen Brief für ihn zu unterschreiben, da er kurzfristig einen Termin wahrnehmen musste.
- Herr Schulte hat mich gebeten, den Brief in seiner Abwesenheit für ihn zu unterzeichnen.
Falls diese Lösungen nicht für Sie infrage kommen – was halten Sie von folgender Variante?
Freundliche Grüße aus Bremen
Müller GmbH
Ralf Müller
i. A. Mechthild Grundig
Mechthild Grundig
Sekretariat