Organisation einer Geschäftsreise: Mit diesen Tipps planen Sie jede professionell
Noch bevor Sie die konkrete Planung einer Geschäftsreise angehen, sind einige grundlegende Überlegungen notwendig, weil sie sich auf Ihre gesamten Vorbereitungen auswirken.
Gehen Sie deshalb im Vorfeld folgende Punkte durch:
1. Wer tritt die Geschäftsreise an?
Jeder Reisende hat ganz besondere Vorlieben und Wünsche, wenn er eine Geschäftsreise antritt. Es gibt kein einheitliches Schema bis ins letzte Detail.
Tipp: Wenn Sie für viele Personen im Unternehmen jeweils die Geschäftsreise planen, legen Sie sich am besten eine Datei mit den individuellen Vorlieben der einzelnen Reisenden an.
Das erspart Ihnen wiederholte Rückfragen und Absprachen.
Ob Sie bei jeder Geschäftsreise alle individuellen Wünsche erfüllen können, hängt natürlich auch von den Reiserichtlinien und den damit verbundenen Kostenvorgaben Ihres Unternehmens ab.
2. Das (Reise-)Ziel der Geschäftsreise
Ihre gesamte Planung und Vorbereitung der Geschäftsreise ist davon abhängig, welche Entfernung der Reisende zurücklegen muss und in welches Land er reist.
Fragen Sie sich:
- Muss Ihr Chef Geld in eine andere Währung umtauschen?
- Welche Kreditkarten werden akzeptiert?
- Welche Impfungen sind notwendig?
- Wie sieht die Zeitverschiebung aus?
- Wie ist die Kommunikationstechnik in diesem Land?
- Können Sie Ihren Chef per E-Mail erreichen?
- Braucht er auf seiner Geschäftsreise ein repräsentatives Büro, in dem er seine Geschäftspartner empfangen kann?
- Müssen Sie einen Dolmetscher organisieren?
3. Der (Reise-)Zweck der Geschäftsreise
Fragen Sie sich:
- Weshalb tritt Ihr Chef die Geschäftsreise an?
- Welches Ziel verfolgt er mit der Geschäftsreise?
- Welche Gesprächspartner wird er auf seiner Geschäftsreise treffen?
- Welche Unterlagen muss er bei sich haben?
- Ist es angebracht, Gastgeschenke mitzubringen?
- Wie müssen diese Geschenke aussehen?
- Gibt es landesübliche Tabus für Geschenke?
Ihnen ist bestimmt bewusst, dass Ihr Chef bestimmte Unterlagen besser nicht bei einer Geschäftsreise vergessen darf - Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vorgesetzter an alles denkt! Lesen Sie hier, ohne welche Unterlagen Sie Ihren Chef niemals auf eine Geschäftsreise gehen lassen sollten.
4. Der Termin der Geschäftsreise
Fragen Sie sich:
- Wann soll die Geschäftsreise stattfinden?
In diesem Zusammenhang müssen Sie z. B. klären, ob in dieser Zeit ein hohes Verkehrsaufkommen (Ferien) oder Störungen aufgrund von Feiertagen oder Messen in Deutschland oder im Gastland zu erwarten sind.
5. Die Dauer der Geschäftsreise
Fragen Sie sich:
- Wie lange wird Ihr Chef unterwegs sein?
- Was muss vor der Geschäftsreise noch alles besprochen werden?
- Wie kann die reibungslose Fortführung der Geschäfte während der Geschäftsreise sichergestellt werden?
- Wer wird ihn vertreten?
- Welche Kompetenzen soll die Vertretung haben?
- Welche Aufgaben können an wen weitergegeben werden?
- Welche Aufgaben können während der Geschäftsreise ruhen?
- Gibt es Fristen, die beachtet werden müssen?
- Sind zusätzliche Vollmachten für die Dauer der Geschäftsreise erforderlich?
- Für welche Entscheidungen will Ihr Chef auch während seiner Geschäftsreise auf jeden Fall kontaktiert werden?
- Wie stellen Sie seine Erreichbarkeit sicher, falls wichtige Fragen im Unternehmen auftauchen, die nur er beantworten kann?
6. Die Verkehrsmittel während der Geschäftsreise
Fragen Sie sich:
- Mit welchen Verkehrsmitteln erreicht Ihr Chef sein Reiseziel am effizientesten und schnellsten?
- Muss er auch vor Ort mobil sein?
- Wie können Sie diese Mobilität sicherstellen?
- Müssen Sie Kostenvorgaben der Controlling-Abteilung bei der Planung der Geschäftsreise berücksichtigen, die die Wahl des Verkehrsmittels einschränken?
Das Internet eignet sich vor allem für die Buchung von spontanen Kurzreisen unter Zeitdruck.
Der Nachteil dabei ist, dass Sie sich auf die spärlichen Informationen, die auf den Internetseiten ausgewiesen sind, verlassen müssen. Dabei kann es immer mal wieder zu unliebsamen Überraschungen kommen.
Geben Sie die Organisation zu Not an ein Reisebüro ab
Wenn Sie also eine länger dauernde Geschäftsreise planen, bei denen der Wohlfühlfaktor des Reisenden und die detaillierte Ausarbeitung der Reiseroute wichtig sind, sollten Sie sich an ein Reisebüro wenden.
Denn: Ein gutes Reisebüro wird Ihnen bezüglich der Ausstattung der Hotels und der besonderen Begebenheiten vor Ort ausführliche Informationen geben können.
7. Legen Sie die Reiseroute und -zeit der Geschäftsreise fest
Reiseroute und Dauer der Geschäftsreise müssen Sie mit Ihrem Chef genau absprechen.
Denn: Schließlich brauchen Sie von ihm die exakten Angaben, wann er wo eintreffen und wie viel Ruhe-, Vorlauf- und Pufferzeiten er vor oder zwischen den einzelnen Gesprächsterminen einplanen möchte.
8. Denken Sie an Besonderheiten bei der Planung der Geschäftsreise
Überprüfen Sie, ob Sie und Ihr Chef für das Reiseland frühzeitig bestimmte Vorkehrungen treffen müssen, z. B.
- Visum beantragen
- Passbilder machen lassen
- Dolmetscher bestellen
- Impfungen durchführen
Tipp: Erkundigen Sie sich, welche Vorschriften für das Einreiseland bestehen und vereinbaren Sie in Absprache mit Ihrem Chef die Impftermine beim Arzt oder beim Gesundheitsamt.
9. Vereinbaren Sie die während der Geschäftsreise stattfindenden Termine mit den Geschäftspartnern
Stellen Sie sicher, dass die Termine mit dem oder den Geschäftspartnern feststehen, die Ihr Chef auf seiner Geschäftsreise treffen will.
Tipp: Wenn Sie die Termine der Geschäftsreise längere Zeit vor Reiseantritt geplant haben, bestätigen Sie die Termine bei den jeweiligen Geschäftspartnern noch einmal, einige Tage bevor Ihr Chef seine Reise antritt.
10. Legen Sie mit Ihrem Chef die Verkehrsmittel während seiner Geschäftsreise fest
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Bahnkarten oder Flugtickets für den geplanten Zeitraum.
- Legen Sie die einzelnen Stationen der Geschäftsreise fest und buchen Sie die Verkehrsmittel.
- Buchen Sie - wenn Ihr Chef vor Ort mobil sein möchte oder muss - einen Mietwagen.
- Sprechen Sie mit ihm ab, welche Fahrzeugklasse er bevorzugt.
- Buchen Sie ein Fahrzeug mit GPS-System, damit Ihr Chef das Ziel vor Ort leicht finden kann.
11. Reservieren Sie das oder die Hotels für die Geschäftsreise
- Berücksichtigen Sie die individuellen Wünsche Ihres Chefs.
- Prüfen Sie, ob das Hotel über ein Restaurant verfügt, in das Ihr Chef seine Geschäftspartner einladen kann.
- Sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, ob Sie an einem bestimmten Tag vorab einen Tisch reservieren sollen.
12. Schlagen Sie Sightseeing oder Kulturelles für die Freizeit während der Geschäftsreise vor
Fragen Sie sich:
- Entstehen für Ihren Chef während der Geschäftsreise Freiräume?
Wenn ja:
- Ermitteln Sie, welche Sehenswürdigkeiten es vor Ort gibt.
- Sprechen Sie mit ihm ab, ob Sie ihm vorab z. B. eine Besichtigungstour oder Theater-, Musical- oder Opernkarten buchen sollen.
13. Erstellen Sie einen Reiseplan für die Geschäftsreise
Im Falle einer Geschäftsreise mit mehreren Stationen empfiehlt es sich, Ihrem Chef einen Reiseplan an die Hand zu geben, an dem er sich jederzeit orientieren kann.