Als Verantwortliche für die Reisekostenabrechnung müssen Sie diese neuen Regeln kennen - Teil II: Fahrtkosten

Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise sind uneingeschränkt abziehbar. Es spielt keine Rolle, welches Beförderungsmittel Ihr Chef benutzt.

Wann Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung Fahrtkosten in welcher Höhe ansetzen können

Liegt den Fahrtkosten die Nutzung von Flugzeug, Eisenbahn, Straßenbahn, Leihwagen oder Taxi zugrunde, erhält ihr Chef eine Rechnung (Quittung). Dieser Betrag ist in voller Höhe steuerlich abziehbar. Achten Sie darauf, dass die Rechnung korrekt ist, damit die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Welche Daten in einem Fahrtenbuch festgehalten werden müssen, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch.

Fehlen Angaben, müssen diese entweder ergänzt werden, oder Sie müssen eine korrigierte Rechnung besorgen bevor Sie die Reisekostenabrechnung abschliessen können. Bei ticketlosen Online-Buchungen reicht als Nachweis auch die Online-Rechnung ohne digitale Signatur aus.

Nutzt Ihr Chef einen Pkw, hängt die steuerliche Behandlung der Fahrtkosten davon ab, ob der Pkw zum Betriebsvermögen gehört, also ein Firmenwagen ist, oder ob es sich um ein privates Fahrzeug handelt.

So behandeln Sie in der Reisekostenabrechnung Fahrtkosten mit dem Firmen-Pkw

Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen, werden alle Kfz-Kosten, also auch die, die Ihrem Chef während einer Geschäftsreise entstehen, in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen. Es ist also nicht erforderlich, dass die Kfz-Kosten, die Ihrem Chef anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, gesondert in der Reisekostenabrechnung ermittelt und ausgewiesen werden. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass Sie von ihm alle Rechnungen und Quittungen über die Kfz-Kosten erhalten.

So rechnen Sie in der Reisekostenabrechnung die Fahrtkosten mit dem Privat-Pkw ab

Fährt Ihr Chef einen privaten Pkw, kann er in der Reisekostenabrechnung entweder

• die Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder
• die tatsächlichen Kfz-Kosten

ansetzen, die auf seine Geschäftsreise entfallen. Er sollte die Variante wählen, die für ihn vorteilhafter ist. Die Kilometerpauschale als Grundlage für die Fahrtkosten ist dann vorteilhafter, wenn er ein abgeschriebenes Fahrzeug oder ein Kleinfahrzeug nutzt, das nur geringe Kosten verursacht.

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Bei neueren und größeren Fahrzeugen lohnt es sich in der Regel, die tatsächlichen Kosten zu ermitteln. Die Vorgehensweise sieht wie folgt aus:

Ihr Chef muss zur korrekten Ermittlung der Fahrtkosten alle Kostenbelege für das Fahrzeug über einen Zeitraum von zwölf Monaten sammeln.
Er muss die Gesamtkilometer (= Differenz zwischen dem Kilometerstand am Anfang und am Ende der zwölf Monate) festhalten.
Auf dieser Basis können Sie den Kilometersatz für dieses Fahrzeug ermitteln, den Sie dann in Ihrer Reisekostenabrechnung auf die Kilometer anwenden, die Ihr Chef geschäftlich zurückgelegt hat. Die Unterlagen müssen aufbewahrt werden.

Beispiel: Ihr Chef hat im Januar 2008 einen privaten Pkw für 36.000 Euro gekauft, mit dem er 2008 insgesamt 14.000 Kilometer zurückgelegt hat. Ihm sind bis zum 31.12.2008 folgende Kosten entstanden:

Sein persönlicher Kilometersatz beträgt (10.134 : 14.000 =) 0,73 Euro. Sie können dann statt 0,30 Euro für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer 0,73 Euro geltend machen.

Bis der individuelle Kilometersatz feststeht, kann in der Reisekostenabrechnung zunächst mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet werden. Die Differenz kann dann nach Ablauf des Jahres abgerechnet werden. Der persönliche Kilometersatz kann jedes Jahr neu ermittelt werden. Sie dürfen aber den einmal ermittelten Betrag so lange anwenden, bis sich die Verhältnisse ändern, beispielsweise wenn die Abschreibung wegfällt oder sich die Leasingsraten ändern.