Man kann nicht alles im Kopf haben ... Das wissen Sie selbst – und dennoch verlassen wir uns häufig immer noch auf die grauen Zellen, statt uns mit Checklisten das Leben zu erleichtern.
Wann immer Sie sehr viel zu organisieren haben und sich die Abläufe wiederholen, sind Checklisten unentbehrliche Helfer. Denn Sie werden, wenn Sie beispielsweise mit unserer Checkliste für die Organisation einer Geschäftsreise arbeiten, garantiert nichts mehr vergessen. Außerdem: Checklisten sparen Zeit und geben Ihnen ein sicheres Gefühl, dass Sie wirklich an alles gedacht haben.
Checkliste für die Organisation einer Geschäftsreise
Vorher zu organisieren
- Termin festlegen und schriftlich bestätigen (lassen)
- Flug buchen
- Mietwagen bestellen
- Bahnfahrkarten bestellen, Platzreservierungen vornehmen
- PKW für die Reise vorbereiten lassen
- Kontrolle, ob Pässe gültig sind
- Visum beantragen
- Devisen bestellen
- Schecks mit Scheckkarte
- Kreditkarten
- Hotel reservieren
- Wichtige Unterschriften vor Abreise einholen
- Anrufzeiten vereinbaren – zur Klärung wichtiger betriebsinterner Dinge
- Impfvorschriften beachten
- Vollmachten für die Vertreter ausstellen
- Aufgaben delegieren
- Sind wichtige Dinge in der Wiedervorlage oder im Kalender vorgemerkt, die noch geklärt werden müssten?
- Unterschriftsvollmachten für Mitarbeiter klären
- Vertretung des Chefs klären
- Information über Abwesenheit des Chefs an die Mitarbeiter geben, damit diese eine Chance haben, wichtige Dinge vorab zu klären
- Empfang/Abholer vom Flughafen oder Bahnhof organisieren
- Reiseplan mit allen Daten erstellen
Notwendiges und Hilfreiches für den Chef für unterwegs
- Flugticket/Bahnfahrkarten
- Briefbögen
- Briefmarken
- Umschläge
- Schreibblöcke
- Visitenkarten
- Betriebsinterne Telefonliste
- Bestätigung Hotelbuchung
- Einladung
- Teilnehmerausweis
- Diktiergerät
- Firmenstempel
- Laptop
- Mobiles Telefon
- Medikamente für die Reise
- Warenproben
- Werbegeschenke
- Preislisten
- Prospekte
- Reiseatlas
- Stadtplan
- Taschenrechner
- Wegbeschreibung
- Wichtige Adressen mit Fax- und Telefonnummer
- Wörterbuch
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