Wenn Ihr Chef geschäftlich unterwegs war, kommt es schon einmal vor, dass Sie die Reiseergebnisse in einem Bericht festhalten müssen. Lesen Sie jetzt, worauf Sie achten müssen, welche Form ein Reisebericht idealerweise hat und welche wichtigen Kleinigkeiten Sie sonst noch berücksichtigen müssen.
Sie haben die Wahl unter verschiedenen Arten von Reiseberichten
Je nachdem, wie lange die Reise dauerte oder wie komplex die Informationen ausgefallen sind, wählen Sie eine der folgenden Formen für Ihren Reisebericht:
1. Ausführlicher Reisebericht
In diesem Reisebericht fassen Sie alle wichtigen Informationen einzelner Sitzungen oder Gespräche sinnvoll zusammen. Ergebnisse und Aktionen/Aufgaben heben Sie am Ende besonders hervor.
Anwendungsbereiche:
- mehrtägige Tagungen und Kongresse
- Geschäftsreise mit mehreren Sitzungen und/oder Gesprächen
- Messebesuche
Beispiel für einen ausführlichen Reisebericht über einen Messebesuch
Simone Lütkes Chef ist Inhaber eines mittelständischen Unternehmens in der Automobilzulieferbranche und besucht an zwei Tagen die Hannover Messe. Bei zahlreichen Standbesuchen hat er dazu wichtige Informationen und eigene Ideen in ein Diktiergerät gesprochen. Diese Angaben soll Simone Lütke nun in einem Reisebericht darstellen. Der soll anschließend an die Mitarbeiter verteilt werden, damit diese informiert sind und die entsprechenden Aufgaben angehen können. Außerdem dient der Reisebericht ihrem Chef als Ideenspeicher.
Simone Lütke führt im Reisebericht die Standbesuche alphabetisch nach den Firmennamen der Reihe nach auf:
| Reisebericht, ausführlich | ||
| von | Klaus Bergner | |
| besucht | Hannover Messe | |
| Ort | Hannover | |
| Datum | ... | |
| 1. Standbesuch | Artos Feinmechanik, Saarbrücken | |
| Inhalt | Werkzeugreihe X kann eventuell zur Verbesserung der Produktlinie 1 verwendet werden. Ausführliche Produktinfos kommen bis KW ... per Post. | |
| Beschlüsse | Verantwortlich: | Datum: |
| Herr Hohgreve, Firma Artos, wird Werkzeugreihe bei uns präsentieren. Entscheidung über Ein- satz erfolgt anschließend. Herr Hohgreve meldet sich bis KW ... zur Terminvereinbarung. | Herr Bergner, Leiter Produktlinie 1: Präsentation mit Herrn Hohgreve organisieren | möglichst KW ... oder KW ... |
| 2. Standbesuch | ||
| 3. Standbesuch usw. | ||
| Anlage | Kontaktliste aller besuchten Firmen | |
| Verteiler | Bernd Bergner Fritz ... | |
| Ort, Datum | Aachen, ... |
Auf diese Weise stellt Simone Lütke alle weiteren Ergebnisse des Messebesuchs im Reisebericht dar. Dem Reisebericht fügt sie außerdem eine Kontaktliste aller besuchten Firmen bei.
2. Einfacher Reisebericht
Das ist die kürzeste Form eines Reiseberichts. Er enthält
nur stichwortartige Angaben zu Informationen und Ideen.
Anwendungsbereiche:
- wie ein ausführlicher Reisebericht, allerdings nur für den Reisenden selbst, um die Ergebnisse zu bearbeiten.
Was alles in einen Reisebericht gehört, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel R24 "Reiseberichte".
Beispiel für einen einfachen Reisebericht zu einem Kongressbesuch
Simone Lütkes Chef nimmt an einem zweitägigen Fachkongress zum Thema Projektmanagement in der Automobilwirtschaft teil. Zu den einzelnen Fachvorträgen und Workshops notiert er sich in den Kongressunterlagen eigene Aktionen. Simone Lütke stellt diese Notizen in einem einfachen Reisebericht zusammen:
| Reisebericht, einfach | |
| Name | Klaus Bergner |
| Datum | ... |
| Ort | München |
| Themen | Fachkongress Projektmanagement |
| 1. | Fachvortrag "Grundlagen Projektmanagement" Aktion: Fachbuch "XY" besorgen, Autor: ... Wer: Simone Lütke Termin: sofort |
| 2. | Workshop: "XY" Aktion: Referentin für internen Workshop ansprechen Termin: bis spätestens KW ... |
| 3. usw. | |
| Verteiler | Simone Lütke ... |
| Ort, Datum | ... |