Für den höflichen Umgang mit japanischen Geschäftspartnern gibt es viele Regeln. Wenn Ihr Chef geschäftlich nach Japan reist, dann wird er es nicht leicht haben, alles richtig zu machen. Helfen Sie ihm, indem Sie ihm die folgenden Tipps mit auf den Weg geben.
Begrüßung: Bitte kein Körperkontakt
In Japan wird jede Form von Körperkontakt in der Öffentlichkeit vermieden. Schulterklopfen oder Begrüßungsküsse sind absolut tabu. Lediglich die Begrüßung mit Handschlag etabliert sich immer mehr. Allerdings wird ein Japaner seinem Gegenüber dabei niemals in die Augen schauen, sein Blick ist auf den Hals oder das Kinn gerichtet. Der Händedruck ist sehr leicht. Die übliche Begrüßung in Japan sieht so aus: Man steht voreinander und verbeugt sich leicht. Der Rücken bleibt dabei gerade. Bei uns reicht der Ranghöhere der in der Hierarchie niedriger stehenden Person die Hand. Auch beim japanischen Begrüßungsritual lassen sich Hierarchiestufen erkennen: Derjenige, der in der Hierarchie niedriger steht, verbeugt sich etwas tiefer und länger. Dabei stehen Ältere über Jüngeren, Männer über Frauen, Kunden über Verkäufern und Gäste über Gastgebern.
Visitenkarten spielen eine große Rolle
Die Visitenkarte ist in Japan mehr als nur ein Kärtchen mit allen wichtigen Kontaktdaten. Nachdem man sich vorgestellt hat, werden in der Regel die Visitenkarten ausgetauscht. Mit den Informationen auf der Visitenkarte weiß der Japaner, mit wem er es zu tun hat, wo sein Gesprächspartner in der Hierarchie steht. Das kann für den Verlauf eines Geschäftsgesprächs entscheidend sein. Bei einer japanischen Visitenkarte ist die Vorderseite in japanischen Schriftzeichen gestaltet, auf der Rückseite findet man die latinisierte Version. Ihr Chef benötigt keine Visitenkarte in japanischen Schriftzeichen. Er sollte eine internationale Version bei sich haben.
Wichtig: Visitenkarten werden mit einer leichten Verbeugung und mit beiden Händen übergeben und angenommen. Bitte die erhaltene Karte nicht sofort einstecken - erst recht nicht in die Gesäßtasche.
Wenn Ihr Chef eine Visitenkarte mit beiden Händen in Empfang genommen hat, sollte er sie am besten noch einen Moment so in den Händen halten und eingehend betrachten.
Damit zeigt er Respekt und Interesse. Außerdem kann er sich dann auch die Namen und Positionen besser einprägen.
Auf keinen Fall sollte Ihr Chef irgendwelche Notizen auf die Visitenkarte eines japanischen Geschäftspartners schreiben. Das wäre respektlos!
Hotelbuchung: Klotzen statt kleckern!
Bringen Sie Ihren Chef am besten in einem Spitzenhotel unter, denn das signalisiert in Japan, dass es Ihrem Unternehmen finanziell gut geht und es somit ein solventer Geschäftspartner ist.
Am besten bringt Ihr Chef für sein Vorhaben ein ganzes Team von Fachleuten mit. Kompetenz und gute Vorbereitung sind ein unbedingtes Muss für einen geschäftlichen Erfolg in Japan.
Nicht gleich Nein sagen
Ein deutliches Nein, wie es manchmal im deutschen Geschäftsalltag üblich ist, kann für einen japanischen Geschäftspartner bereits eine Kränkung sein. In Japan wird Höflichkeit geradezu zelebriert, und es gibt sehr viele unterschiedliche Arten, Nein zu sagen.
Für uns Ausländer ist es schwierig, eine Ablehnung als solche zu erkennen. Man muss sehr aufmerksam zuhören, gut beobachten und viel Feingefühl an den Tag legen, um herauszufinden, was der japanische Gesprächspartner wirklich meint.
Gespräche mit Japanern: Zurückhaltung ist angesagt
Sie wundern sich, warum einige Sekunden Zeit vergehen, wenn Sie etwas gesagt haben, oder es plötzlich still wird in der Gesprächsrunde? Denken Sie sich nichts dabei. Stille und Schweigen werden von den Japanern nicht als unangenehm empfunden.
Wenn in Japan jemand etwas von einem anderen will, dann wird das sehr indirekt – fast schon „kryptisch“ – mitgeteilt in der Hoffnung, dass der andere schon wisse, was man wünscht. Raten Sie also Ihrem Chef, in so einer Situation nicht mit der Tür ins Haus zu fallen, sondern sein Anliegen zunächst nur anzudeuten. Auch bei geschäftlichen Besprechungen wird erst lange über Nicht- geschäftliches wie die Anreise, Familie oder Hobbys gesprochen, bevor man auf den Punkt kommen kann.
Besorgen Sie Ihrem Chef einen Namensstempel
Alle Dokumente, die bei uns handschriftlich unterschrieben werden, müssen in Japan mit einem Namensstempel versehen werden. Wenn Ihr Chef wegen einer Vertragsunterzeichnung nach Japan reist, erkundigen Sie sich vorher, ob ein Namensstempel nötig ist und wo Sie ihn bestellen können. Wenn Ihr Chef öfter in Japan zu tun hat, kommt er ohne solch einen Stempel nicht aus.
Im Restaurant: Andere Länder, andere Sitten
In deutschen Restaurants ein Unding, in Japan ein Kompliment für den Koch: Männer dürfen die Suppe laut schlürfen, Frauen etwas zurückhaltender. Reis- und Suppenschüsseln werden in die Hand genommen. Das hat den Vorteil, dass beim Essen mit Stäbchen weniger danebenfällt.
In der Regel wird der japanische Geschäftspartner in ein japanisches Restaurant einladen und auch bezahlen. Ihr Chef kann sich revanchieren, indem er in „sein“ – also in ein europäisches – Restaurant einlädt. Trinkgeld wird in japanischen Restaurants nicht gegeben.
Niemals sollten die Essstäbchen senkrecht in den Reis gesteckt werden. Das erinnert an eine Todeszeremonie. Auch Naseputzen im Restaurant oder in der Öffentlichkeit wird nicht gern gesehen. Dafür besser die Toilette aufsuchen.
Ein Gastgeschenk gehört zum guten Ton
In Japan macht man gern kleine Geschenke. Ihr Chef stellt sich also gut dar, wenn er am Ende seines Besuchs ein Geschenk überreicht. Das Geschenk mit beiden Händen überreichen; damit wird gezeigt, dass es von Herzen kommt.
Tipp: Es kommt mehr auf eine ästhetische Verpackung als auf das Geschenk selbst an. Geeignet sind Produkte aus Deutschland, beispielsweise Bier, deutsche Äpfel, Schokolade, Lakritz, kurz: Dinge, die in Japan eher schwierig zu bekommen sind.
Verpacken Sie ein solches Geschenk stilvoll, aber niemals in weißem oder hellem Geschenkpapier. Weiß ist die Farbe des Todes. Auch eine ungerade Zahl oder ein Vierer-Set sind für ein Gastgeschenk oder im Zusammenhang damit unangebracht. Die Zahl vier wird im Japanischen ausgesprochen wie das Wort „tot“. Für eine geschmackvolle Verpackung gibt es Furoshiki, ein Tuch, das zugleich ein Teil des Geschenks ist. Das schont die Umwelt und zeigt, dass Ihr Chef sich Gedanken gemacht hat.