Wenn Sie im Auftrag Ihres Chefs für einen Mitarbeiter ein Zeugnis schreiben, müssen Sie die folgenden wichtigen formalen Kriterien für Ihre Vorlage beachten, die sich teilweise aus der Gesetzgebung oder Rechtsprechung ableiten.
Lesen Sie hier die 9 Grundlagen für die perfekte Zeugnisvorlage:
1. Das Zeugnis muss auf Firmenbriefpapier ausgestellt sein.
Arbeitszeugnisse müssen Sie schriftlich auf einem aktuellen Firmenbriefbogen mit korrekter Firmenanschrift (BAG, 03.03.1993, 5 AZR 182/92) ausstellen. Ihr Chef als direkter Vorgesetzter muss das Zeugnis unterschreiben.
Bei Gesellschaften müssen zusätzlich der oder die gesetzlichen Vertreter aufgeführt sein. Eine Zeugnisvorlage auf weißem Papier mit Firmenstempel genügt den Anforderungen nur bei sehr kleinen Unternehmen, die keinen Firmenbriefbogen haben.
Wichtig für Ihre Zeugnisvorlage: Hat die Vorlage Ihres Firmenpapiers ein Adressfeld, dürfen Sie dort nicht die Adresse des Mitarbeiters einfügen. Der Grund: Das würde den Eindruck erwecken, dass Sie dem Mitarbeiter das Zeugnis nicht bei Beschäftigungsende übergeben, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt per Post zugeschickt haben.
2. Das Zeugnis muss in deutscher Sprache geschrieben sein.
Als Überschrift für eine Zeugnisvorlage wählen Sie die Varianten "Zeugnis", "Ausbildungszeugnis", "Zwischenzeugnis" bzw. "Vorläufiges Zeugnis".
3. Das Zeugnis muss "ordentlich" sein.
Ein nur mit Bleistift oder ein unsauber geschriebenes Zeugnis (Flecken, Durchstreichungen, Radierungen oder andere nachträgliche Änderungen) kann ein Mitarbeiter zurückweisen.
4. Sie dürfen im Zeugnistext nichts hervorheben.
Auf Ausrufezeichen, relativierende Anführungszeichen, Fett drucke, Kursivschriften oder Unterstreichungen in einer Zeugnisvorlage müssen Sie verzichten.
5. Tippfehler in einer Zeugnisvorlage müssen Sie beseitigen.
Haben sich in Ihrer Zeugnisvorlage Tippfehler eingeschlichen, müssen Sie dem Wunsch des Mitarbeiters nachkommen, diese Tippfehler zu korrigieren. Vorsicht: Korrigieren Sie hier wirklich nur die Tippfehler und nehmen Sie nachträglich keine weiteren inhaltlichen Änderungen im Zeugnis vor! Das dürfen Sie nicht (BAG, 21.06.2005, 9 AZR 409/04).
6. Das Zeugnis muss von der richtigen Person unterschrieben werden.
Das Zeugnis muss derjenige unterschreiben, der innerhalb der betrieblichen Hierarchie höher steht als der Zeugnisempfänger. Mitarbeiter, die dem Vorstand direkt unterstellt sind, haben Anspruch auf Unterschrift durch den Vorstandsvorsitzenden. Mitarbeiter haben außerdem Anspruch darauf, dass das Zeugnis von einer Person unterschrieben wird, die sie tatsächlich beurteilen kann, also vom unmittelbaren Vorgesetzten (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04).
7. Tragen Sie ein stimmiges Ausstellungsdatum im Zeugnis ein.
Das heißt: Das Ausstellungsdatum von einem Zeugnis sollte mit dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Wenn der Mitarbeiter das Zeugnis erst nach seinem Ausscheiden verlangt, dann können Sie auch das zutreffende spätere Ausstellungsdatum eintragen. Eine Rückdatierung der Zeugnisvorlage kann der Mitarbeiter grundsätzlich nicht verlangen. Berichtigen Sie das Zeugnis auf Wunsch des Mitarbeiters oder aufgrund eines gerichtlichen Vergleichs oder Urteils, müssen Sie dem berichtigten Zeugnis das Datum der ursprünglichen Zeugnisvorlage geben (BAG, 09.09.1992, 5 AZR 509/9 1).
In der betrieblichen Praxis hat es sich eingebürgert, das Zeugnis auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu datieren, auch wenn Sie das Zeugnis tatsächlich an einem anderen Tag schreiben. Diese Praxis ist zulässig.
8. Übergeben Sie dem Mitarbeiter sein Zeugnis korrekt.
Im Regelfall sollten Sie das Zeugnis am letzten Arbeitstag für den Mitarbeiter bereithalten, damit er es bei Ihnen oder Ihrem Chef abholen kann. Wenn Sie das Zeugnis noch nicht fertig gestellt haben, können Sie es ihm auch im Original per Post zusenden. Die Kosten für die Zustellung des Zeugnisses trägt das Unternehmen.
Achtung bei der Versendung von einem Zeugnis: Wenn Sie das Zeugnis nur per Fax oder E-Mail zustellen, genügt dies den rechtlichen Erfordernissen nicht! Das Original ist obligatorisch. Außerdem muss Ihr Chef dem Mitarbeiter das Zeugnis auch dann übergeben, wenn er noch Forderungen, z. B. finanzieller Art, gegen ihn hat.
9. Sie dürfen das Zeugnis falten, aber nicht knicken!
Wenn der Mitarbeiter sein Arbeitszeugnis nicht bei Ihnen im Unternehmen abholt, dürfen Sie das Zeugnis falten und es dem Mitarbeiter in einem Briefumschlag üblicher Größe übermitteln (nicht kleiner als C 5). Allerdings müssen Sie darauf achten, dass das Zeugnis weiterhin gut kopierfähig bleibt. Das heißt: Knicke dürfen sich nicht durch Schwärzungen abzeichnen, wenn das Zeugnis kopiert wird (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).