Nie mehr unsicher bei kniffligen Anschriften in Ihren Anschreiben
Die DIN 5008 ist ja okay, aber sie hat nun einmal nicht für alles eine Lösung. Bei Anschriften lässt sie uns oft schmählich im Stich. Kein Problem für Sie, denn Office Korrespondenz aktuell weiß mehr und nennt Ihnen die richtigen Muster für Ihre Anschreiben!
Ladies first – Diese Regel gilt bei Anschriften in Ihren Anschreiben nicht immer
Nach diesem Muster sollten Sie Paare nicht mehr anschreiben:
- Herrn Olaf Mertens und Frau/Gemahlin
- Herrn Olaf Mertens und Frau Klara
- Herrn und Frau Olaf Mertens
- An das Ehepaar Mertens
- Eheleute Mertens
Wenn Sie ein Paar privat anschreiben, gelten andere Muster
Bei privaten Anschreiben steht der Name der Frau als Erster in der Anschrift. Ganz egal ob „er“ Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzender ist. „Sie“ wird immer zuerst genannt.
Nach diesem Muster wird die Anschrift in privaten Anschreiben gewählt
Frau Jana Hornfeld
Herrn Walter Hornfeld
Wenn Sie einen Geschäftspartner einladen und seine Frau mit eingeladen ist, dann nennen Sie den Herrn in der Anschrift zuerst, da er derjenige ist, zu dem Sie den geschäftlichen Kontakt haben. Die Bezugsperson wird also in diesem Fall an erster Stelle Ihres Anschreibens genannt.
Nach diesem Muster wird die Anschrift in privaten Anschreiben an Geschäftspartner gewählt
Herrn Walter Hornfeld
Frau Jana Hornfeld
Sie kennen den Namen der Partnerin nicht?
Ihren Namen müssen Sie im Zweifelsfall erfragen, wenn Sie über die private Situation – ob er verheiratet ist, ob sie den gleichen Namen trägt – nicht informiert sind.
Sie kennen den Vornamen der Partnerin nicht? Was machen Sie, wenn Sie seinen Vornamen kennen, aber ihren nicht? Führen Sie ihn mit seinem vollen Namen auf. Sie wird in Ihrem Anschreiben nur mit ihrem Nachnamen angeschrieben.
Oder aber: Sie machen sich die Mühe und finden den Vornamen durch einen Anruf heraus, um den Namen der Frau ebenfalls vollständig in der Anschrift Ihres Anschreibens zu nennen.
Muster:
Herrn Walter Hornfeld
Frau Hornfeld
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Solche Klippen umschiffen Sie, wenn Sie in der Anschrift nur den Geschäftspartner nennen und im Einladungstext darauf hinweisen, dass er mit Begleitung eingeladen ist.
Sie kennen keinen der Vornamen? Wenn Ihnen keiner der Vornamen bekannt ist und die Recherche zu aufwändig ist, müssen Sie zu einer Notlösung greifen:
Muster für das Anschreiben bei einer rein privaten Einladung:
Frau und Herrn Hornfeld
Muster für das Anschreiben bei einer Einladung mit geschäftlichem Hintergrund:
Herrn und Frau Hornfeld
Wie schreibt man Adelige mit Berufsbezeichnung richtig an?
Sie müssen zum Beispiel einen Freiherrn anschreiben, der gleichzeitig Rechtsanwalt ist und einen Doktortitel hat.
Muster für die korrekte Anschrift bei einem solchen Anschreiben:
Herrn Rechtsanwalt
Dr. Manfred Freiherr von Plaschke
Muster für die korrekte Anrede:
Sehr geehrter Herr Dr. von Plaschke
Wie Sie einen Brief als persönlich kennzeichnen
Soll Ihr Anschreiben vom Empfänger persönlich geöffnet werden, reicht es nicht, wenn Sie den Empfänger zuerst und dann die Firmen- oder Behördenbezeichnung nennen.
Es wäre zwar höflich, die Sendung ungeöffnet direkt an den Adressaten weiterzuleiten, die rechtliche Grundlage fehlt jedoch.
Muster für ein Anschreiben, das nicht persönlich ist und in der Poststelle geöffnet werden darf:
| Zeile | Beispiel – So ist es falsch |
| 4 | Herrn Peter Bertram |
| 5 | Mehringer Immobilien GmbH |
| 6 | Teufelsweg 67 |
| 7 | 65422 Frankfurt |
Deshalb: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein Anschreiben, das Sie an ein Unternehmen schicken, nur vom Empfänger selbst geöffnet wird, dann müssen Sie die Sendung mit „persönlich“ oder „vertraulich“ kennzeichnen.
Muster für ein Anschreiben, das nur von Herrn Schröder geöffnet werden darf:
| Zeile | Beispiel – So ist es korrekt |
| 3 | Persönlich |
| 4 | Herrn Peter Bertram |
| 5 | Mehringer Immobilien GmbH |
| 6 | Teufelsweg 67 |
| 7 | 65422 Frankfurt |
Beachten Sie: Ist Ihr Anschreiben als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.
Werden Berufs- und Funktionsbezeichnungen in der Anschrift genannt?
Als Sekretärin haben Sie mit Vorsitzenden, Rechtsanwälten oder Direktoren zu tun. Diese Fragen haben Sie sich bestimmt auch schon gestellt:
Wie schreibe ich diese Personen in der Anschrift korrekt an? Taucht der Direktor auf oder lasse ich die Bezeichnung unter den Tisch fallen?
Es gilt: Ehre, wem Ehre gebührt! Sind Ihnen die Funktions- und Berufsbezeichnungen Ihrer Adressaten bekannt, sollten Sie davon auch Gebrauch machen.
Welche Amtsbezeichnungen kommen in die Anschrift?
| Bezeichnung | in die Anschrift | nicht in die Anschrift |
| Abgeordnete/r | x | |
| Botschafter/in | x | |
| Bürgermeister/in | x | |
| Bundesminister/in | x | |
| Generalmusikdirektor/in | x | |
| Gesandte/r | x | |
| Intendant/in | x | |
| Landesminister/in | x | |
| Landrat/Landrätin | x | |
| Richter/in | x | |
| Kirchen | ||
| Bischof/Bischöfin | x | |
| Generalvikar | x | |
| Kardinal | x | |
| Berufsbezeichnungen | ||
| Anlage- und Finanzberater/in | x | |
| Architekt/in | x | |
| Journalist/in | x | |
| Notar/in | x | |
| Rechtsanwalt/Rechtsanwältin | x | |
| Richter/in | x | |
| Schriftsteller/in | x | |
| Steuerberater/in | x | |
| Wirtschaftsprüfer/in | x | |
| Funktionsbezeichnungen | ||
| Abteilungsleiter/in | x | |
| Mitglied des Vorstands | x | |
| Projektleiter/in | x | |
| Schriftführer/in | x | |
| Vertriebsleiter/in | x | |
| Vorsitzende/r | x |
Muster: So wird die Anschrift korrekt gestaltet:
Direktorin der Justizvollzugsanstalt Besenburg
Frau Edith Bergner
Frau Rechtsanwältin und Notarin
Dr. Luise Monschau
Präsident der Industrie- und Handelskammer Cranefeld
Herrn Professor Dr. Karl Dahne
Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit
Herrn Regierungsdirektor Bernhard Schaffer
Wie lautet die Anrede bei mehreren Amts-, Berufs- und Funktionsbezeichnungen?
Hat eine Person mehrere Amts- und Berufsbezeichnungen, verwenden Sie nur die Bezeichnung, die den stärksten Bezug zum Anlass Ihres Schreibens hat.
Schreiben Sie zu einem neutralen Bezug, wählen Sie die hierarchisch höchstrangige Bezeichnung oder die, mit der die Person des Empfängers im allgemeinen Bewusstsein am stärksten verknüpft ist.
Müssen Sie frühere Amts-, Berufs- und Funktionsbezeichnungen mit „a. D.“ (außer Dienst) in der Anschrift nennen?
Auch frühere Amts- und Berufsbezeichnungen werden in der Anschrift verwendet. Amtspersonen haben sogar ein Recht darauf. Beamte im Ruhestand sind nach § 81 Abs. 3 des Bundesbeamtengesetzes und den entsprechenden Regelungen der Bundesländer berechtigt, ihre frühere Amtsbezeichnung mit dem Zusatz „a. D.“ (außer Dienst) zu führen.
Muster:
Herrn Dr. Michael Virkus
Regierungsdirektor a. D.
So verwenden Sie akademische Titel korrekt
Inhaber akademischer Titel werden in der Anschrift mit ihrem Titel genannt. Der akademische Grad wird dem Namen vorangestellt. Der „Doktor“ wird in Anschrift und Briefanrede abgekürzt. Es ist nicht üblich, die Fakultät mit anzugeben. Ergänzungen wie „med.“ oder „phil.“ werden nicht aufgeführt.
Muster:
Herrn
Dr. Malte Mertens
Müssen Sie akademische Diplome in der Anschrift nennen?
Auch akademische Diplome und Hochschulabschlüsse, beispielsweise Dipl.-Ing., Dipl.-Volkswirt, Magister Artium (M. A.) oder Master of Business, erscheinen in der Anschrift. Der Trend ist zwar rückläufig, man verzichtet also häufig auf die Nennung dieser Diplome. Wenn es sein könnte, dass dem Empfänger die Nennung wichtig ist, führen Sie den „Dipl.-Ing.“ und den „M. A.“ lieber auf. Ein Hinweis darauf ist die Visitenkarte oder die Korrespondenz, die er selbst führt. Taucht das Diplom dort auf, sollten Sie es in der Anschrift nennen.
Auch die Bezeichnung „MBA“ kann in der Anschrift genannt werden, muss aber nicht.
- Herrn
Dipl.-Kfm. Kurt Grothe
- Frau
Silke Mohn, M. A.