Eine Veranstaltung neigt sich dem Ende zu und die Teilnehmer sind – zumindest gedanklich – schon auf dem Weg nach Hause. Für eine optimale Nachbereitung und um die Chance zu haben, von Veranstaltung zu Veranstaltung immer souveräner zu werden, brauchen Sie aber das feedback Ihrer Teilnehmer. Das ideale Werkzeug: ein Bewertungsbogen.
Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung – Mit dem Beitrag "Veranstaltungs-ABC, Nachbereitung" des Sekretärinnen-Handbuchs bleiben Sie garantiert in bester Erinnerung und bereiten weitere Erfolge vor.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Bewertungsbogen unter die Teilnehmer zu bringen:
Geben Sie den Bewertungsbogen am Ende der Veranstaltung aus
Diese Vorgehensweise empfiehlt sich für Vorträge, Schulungen und Workshops. Sie bekommen sofort Feedback und sparen Portokosten. Der ideale Zeitpunkt den Bewertungsbogen zu verteilen, ist wenige Minuten vor Ende der Schulung, wenn die Teilnehmer noch sitzen und ihre Kugelschreiber noch griffbereit haben. Wenn Sie nicht selbst vor Ort sind, bitten Sie den Vortragenden darum. Sobald jedoch der erste Teilnehmer "schnell zum Zug muss", erhalten Sie kein vollständiges Feedback mehr.
Verschicken Sie den Bewertungsbogen
Je größer und komplexer eine Veranstaltung, umso schwieriger ist es, genügend Resonanz auf den Bewertungsbogen zu bekommen. Stellen Sie sich einen Fachkongress mit einer großen Zahl an Angeboten und Attraktionen vor: Die Teilnehmer halten sich fast alle woanders auf, verlassen den Ort zu unterschiedlichen Zeiten und durch unterschiedliche Türen.
Wenn die Gäste dann noch im Hotel ihr Gepäck holen müssen und zum Zug hasten, fehlt die Zeit, um einen Bewertungsbogen auszufüllen. In solchen Fällen verschicken Sie den Bewertungsbogen per Post, Fax oder E-Mail. Oftmals erhalten Sie dann objektivere Antworten, denn in der Zwischenzeit hatten die Teilnehmer Zeit, über das Erlebte und Gelernte nachzudenken. Sie bekommen mehr Feedback auf Ihren Bewertungsbogen zum Beispiel mit einem Gewinnspiel oder einem Minitütchen Gummibären, das dem Bewertungsbogen beiliegt, wenn Sie ihn per Post schicken.
Die Alternative: Abschiedscocktail + Bewertungsbogen
Ein netter Trick, alle Teilnehmer einer größeren Veranstaltung nochmals in einem Raum zu versammeln, ist der Abschiedscocktail zum Schluss, kombiniert mit einem kleinen Imbiss. Legen Sie Kugelschreiber bereit, geben Sie bei dieser Gelegenheit den Bewertungsbogen aus. Fragen Sie darauf auch nach Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine öffentliche Veranstaltung organisiert hatten.
Ein Muster für einen Bewertungsbogen finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel V21 "Veranstaltungs-ABC, Nachbereitung" auf Seite 6.
Vorteile:
- Sie erhalten einen Überblick, wer zu Ihrer Veranstaltung gekommen war.
- Sie können bei guten Ideen und Anregungen nochmals nachhaken.
- Gibt ein Teilnehmer Ihnen auf dem Bewertungsbogen ein sehr schlechtes Feedback, rufen oder schreiben Sie ihn nochmals an. Damit wird der „Goodwill“ automatisch wieder steigen. Sie signalisieren, dass der Kunde Ihnen wichtig ist.
- Begeisterte Kunden laden Sie das nächste Mal gleich schriftlich ein.
Und damit Ihre Veranstaltung auf dem Bewertungsbogen nur die Bestnoten erhält, habe ich hier noch einen ganz besonderen Tipp für Sie:
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