Es gibt viele gute Gründe, warum Sie als Sekretärin und Assistentin umfassende Kenntnise zum Thema Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis brauchen. Mit den heutigen drei Tipps können Sie sich ausführlich zum Thema Zeugnisschreibung speziell Arbeitszeugnis und Zwischenzeugnis informieren.
Wann entsteht der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?
Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn
- das Arbeits-, Ausbildungs-, Praktikums- oder Volontariatsverhältnis beendet ist (§ 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 109 Gewerbeordnung (GewO), § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG)),
- die Kündigungserklärung zu gegangen ist oder ein Aufhebungsvertrag verhandelt und abgeschlossen wurde.
Tipp für die Erstellung von einem Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis: Werfen Sie grundsätzlich einen Blick in den Tarifvertrag, ob dieser eine abweichende oder zusätzliche Regelung enthält.
Wichtig: Der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis des Mitarbeiters verjährt.
Wenn ein Mitarbeiter erst Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auf Ihren Chef zukommt, um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nachzuverlangen, hat er keinen Anspruch mehr darauf. Nach § 195 BGB verjährt der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach 3 Jahren. Das ist auch nachvollziehbar, denn Ihr Chef, der den Mitarbeiter beurteilen soll, kann sich bestimmt nicht mehr an alle Details bezüglich der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters erinnern.
Außerdem kann der zuständige Vorgesetzte in diesem Zeitraum längst aus dem Unternehmen ausgeschieden sein. In diesem Fall kann ein Unternehmen dem Mitarbeiter die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses wegen Verwirkung verweigern. Stattdessen muss ihm dann ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt werden. Darauf hat er in jedem Fall Anspruch.
Praxistipp für die Ausstellung eines Zeugnisses für Ihren Chef: Um ein spätes Nachfordern von Arbeitszeugnissen zu vermeiden, sollte er gleich in den Arbeitsvertrag eine Ausschlussklausel einfügen, die besagt, dass der Mitarbeiter sämtliche Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis, so auch den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, z. B. innerhalb von 3 Monaten ab ihrem Entstehen geltend machen muss. Wenn der Mitarbeiter dann sein qualifiziertes Arbeitszeugnis erst nach 6 Monaten einfordert, ist sein Anspruch verfallen.
Das müssen Sie über die Erstellug eines Zwischenzeugnis wissen
In bestimmten Fällen sollte Ihr Chef dem Wunsch eines Mitarbeiters auf ein Zwischenzeugnis nachkommen, wenn dieser eines verlangt. Es gibt zwar keine Gesetzesvorschrift, die das Recht eines Mitarbeiters auf ein Zwischenzeugnis regelt. Allerdings ist in einigen Tarifverträgen der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis festgelegt. Und auch die Rechtsprechung hat sich in bestimmten Fällen zugunsten eines Zwischenzeugnisses ausgesprochen, und zwar dann, wenn für ein Zwischenzeugnis ein wichtiger Grund vorliegt.
Folgene formale Bausteine müssen Sie beim Erstellen von einem Zwischenzeugnis bzw. Zeugnissen allgemein beachten:
- Das Zwischenzeugnis muss auf Firmenbriefpapier ausgestellt sein.
- Das Zwischenzeugnis muss von der richtigen Person unterschrieben werden.
- Das Zwischenzeugnis muss in deutscher Sprache geschrieben sein.
›› Lesen Sie hier mehr darüber, welche formalen Bausteine für Zeugnisse bzw. Zwischenzeugnisse Sie als Sekretärin kennen müssen
Die folgenden Fälle stellen wichtige Gründe für ein Zwischenzeugnis dar:
- Es stehen grundlegende betriebliche Veränderungen bevor (z. B. Betriebsübergang).
- Ihr Chef verlässt das Unternehmen oder die Abteilung, und es steht ein Vorgesetztenwechsel an.
- Dem Mitarbeiter stehen starke berufliche Veränderungen bevor (z. B. Fortbildung, Versetzung, Aufgabenwechsel, Elternzeit).
- Der Mitarbeiter benötigt das Zwischenzeugnis für eine Bewerbung oder z. B. für eine Gerichtsverhandlung.
Achtung bei der Erstellung von einem Zwischenzeugnis: Hat ein Mitarbeiter Ihren Chef berechtigterweise um ein Zwischenzeugnis gebeten, und kommt Ihr Chef der Aufforderung eines Zwischenzeugnisses nicht nach, kann der Mitarbeiter das Zwischenzeugnis vor dem Arbeitsgericht einklagen. Dasselbe gilt für das Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.